Cómo realizar un inventario de activos fijos: Plan de trabajo
Si muchas veces un inventario de activos fijos no sale como esperamos, no es solo porque el proceso en sí mismo sea muy demandante o complicado, sino porque en realidad, el problema parte desde la planificación.
Hacer un adecuado plan de trabajo por anticipado, te guía en cada uno de los pasos sobre cómo realizar un inventario de activos fijos, puede hacer, entonces, que todo sea más práctico y fácil de ejecutar.
Preparación
La base sobre cómo realizar un inventario de activos fijos en el interior de una empresa debe partir desde sus políticas de gestión de activos fijos y sus políticas de capitalización. En estos documentos, que debieron ser preparados con anticipación, se establecen los términos comunes a utilizar, procedimiento de registro, los umbrales de capitalización, tiempos de vida útil, asignación de responsables, la metodología y frecuencia de los inventarios.
- Fecha: Lo primero que se debe acordar es la fecha en la que se realizará el inventario, de preferencia una en la que haya baja carga de trabajo y, por tanto, no interfiera en la operatividad de la empresa.
- Recursos humanos: Todo el personal debe estar enterado del próximo inventario a desarrollarse. Además, como dijimos en el artículo anterior, las personas a cargo del mismo, deben ser el jefe de contabilidad o un gerente, de lo contrario, personal externo.
Después se debe seleccionar a un grupo de personas para ejecutar las tareas del inventario e indicarles sus responsabilidades. Si es una empresa pequeña hasta mediana, es mejor que todo el personal se involucre, si se trata, más bien, de una grande, los encargados serán los mandos medios.
- Información a recabar: Seleccionar qué datos son importantes recoger en el inventario a realizarse. Puede ser, por ejemplo, código, tipo de bien, fecha, tipo de adquisición o inclusive una fotografía.
- Metodología: Se debe determinar en qué forma se recogerán los datos, y cómo se contarán y procesarán. De igual modo, las herramientas a utilizar para el conteo e identificación individual de los bienes. Como la tecnología RFID de HTK-ID, por ejemplo. Así como la metodología de depreciación a aplicar.
- Lugares: Será importante saber en qué áreas, oficinas o sucursales se va a recoger toda la información.
- Catálogo: Selecciona el grupo de elementos a inventariar, haz una lista preliminar divididos por categorías y codifícalos.
Ejecución
Durante la ejecución del inventario, será fundamental seguir lo planeado inicialmente. Debe hacerse un barrido de la información siguiendo un patrón preestablecido. Asimismo, asegúrate de marcar las ubicaciones donde ya se ha avanzado con el transcurso del trabajo.
La idea en esta etapa es comprobar que los bienes enlistados inicialmente coinciden y detectar cambios que se puedan presentar en el etiquetado, estado o ubicación de los bienes muebles de la empresa.
Actividades posteriores
Al terminar con la ejecución del inventario, compara la información final obtenida con información previa, e identifica qué bienes no se encuentran en la empresa, porque han sido movidos o sustraídos. También es posible que se hallen algunos activos que no se encontraban en la lista inicial. En este caso será necesario hacer una corrección y regularizar lo que no esté correctamente registrado.
Y una vez hecho esto, realiza reportes finales, de preferencia de una forma que puedan ser actualizados de acuerdo a las necesidades de la empresa.
A pesar de que oficialmente se haya concluido con la realización del inventario, la gerencia debe ser consciente que debe encontrarse un modo de mantener actualizada la información aquí recogida, esto significará dos cosas para la empresa: primero, disminuirá la carga de los inventarios futuros y segundo, que se podrá acceder fácilmente a la información sobre el capital en el momento en el que se requiere.
Además, para que los inventarios sean efectivos, habrá que hacerlos regularmente. Planear con antelación una fecha para volver a realizarlo periódicamente. De otro modo, volver a hacerlo solo cuando se nos ocurre podría no servir de mucho para mantener el control sobre los bienes no circulantes de una organización.