Proyecto de inventario de activos fijos: Objetivos e importancia
Tal vez la razón por la cual no queda claro por qué se debe poner en marcha un proyecto de inventarios de activos fijos es porque no se sabe qué se va a sacar de esta actividad. Si se trata de saber lo que tengo, pues quizá solo basta con mirarlo a diario y ya lo sé, ¿no es cierto?
Pongamos un ejemplo más claro, digamos que tienes un restaurante, y sabes que en él tienes mesas, sillas, cocina, nevera, y más utensilios. Lo sabes porque los ves todo el tiempo, se usan a diario. Pero, un día, cuando estabas a punto de hacer un banquete importante, la cocina ya no prende más, no es que sea el gas, no parece sucia, a simple vista no tiene nada. ¿Qué pasó? Pues que esa cocina, ya había cumplido con su vida útil, sin embargo no lo sabías, porque te conformabas con mirarla para saber que la podías seguir usando.
¿Es que acaso había alguna forma de prevenir? Pues sí. Solo hacía falta hacer una cosa: un inventario de activos fijos. ¿Quieres saber por qué? A continuación te lo explicamos:
La importancia de los inventarios
Empecemos por determinar cuál es la importancia de un inventario en general, y debemos verlo desde la perspectiva de las diferentes áreas de la organización:
- Producción
Retomemos el ejemplo del restaurante, ¿qué hubiera pasado si se hubieran realizado los inventarios correspondientes, al menos una vez al año? Que ese día no habrían tenido sorpresa alguna, porque o se le habría hecho el mantenimiento respectivo o se habría comprado a tiempo una nueva cocina.
Esa es la importancia de un inventario en el área productiva: mantener la operatividad de la empresa.
- Administración
Siguiendo con la misma idea, un inventario, podría haber determinado el estado anual de la cocina y, consecuentemente, se habría podido establecer en qué momento comprar una nueva o si, aumentaba la cantidad de clientes, adquirir varias otras cocinas.
Porque con un inventario, los encargados de administración pueden elaborar un calendario de inversiones adecuado a las necesidades de la empresa.
- Logística
¿Y si al escenario que hemos contado, le agregamos una temporada donde el costo de esos aparatos es muy elevado? Pues que el restaurante debería invertir mucho más de lo habitual en comprar una cocina nueva para poder continuar operando con normalidad.
Pero, con un inventario anual, y teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, lo más probable es que se hubiera podido programar la compra con anticipación, buscando, además, costos más accesibles, teniendo un menor efecto en la liquidez de la empresa.
- Contabilidad
Además, si la empresa no hubiera contado con la liquidez necesaria para comprar una nueva cocina, entonces difícilmente hubieran podido continuar operando sin uno de sus activos fijos fundamentales.
No obstante, con el inventario se hubiera podido contar con un “fondo de reposición” para esa cocina en mal estado, por medio de ahorro en pagos de impuestos. Porque la depreciación hubiera servido para tal propósito. Y, en otro caso, toda la información requerida podría servir para sustentar un patrimonio que le permita obtener un crédito para tal adquisición.
Objetivos del inventario de activos fijos
Ahora que ya conocemos por qué es importante hacer un inventario de activos fijos, podemos establecer los objetivos de esta actividad dentro de la empresa, que pueden ser los siguientes:
- Determinar la existencia y ubicación de los activos fijos.
- Establecer el período de tiempo de uso de cada activo fijo.
- Conocer la depreciación y el valor real de mercado de cada bien no circulante, así como conciliarlos con los registros contables.
- Determinar la operatividad y productividad de los bienes.
- Conocer las necesidades de mantenimiento de cada uno de los activos fijos.
Beneficios del inventario de activos fijos:
Para concluir, podemos decir que los inventarios de activos fijos tienen los siguientes beneficios para cualquier empresa:
- Otorga confianza ante los procesos de auditoría.
- Brinda fiabilidad a la información financiera de la empresa.
- Permite estandarizar procesos de mantenimiento.
- Uso eficiente de los recursos de la empresa.