El control del activo fijo, es mucho más que simplemente mantener una base de datos con el registro de dichos bienes en el formato adoptado por tu empresa. Para conocer el control de los activos a través de un correcto y responsable sistema de inventario, debes saber las dinámicas del movimiento de estos elementos, como las nuevas adquisiciones, transferencias y bajas, que también forman parte de esta receta básica.
Lo que implica el control del activo fijo en un inventario
La realización de un inventario tiene como objetivo el control de todos los activos fijos adquiridos por tu empresa o en la que te desempeñas, para preservar la calidad de la información.
Todo bien permanente, debe ser identificado individualmente, estar en un lugar específico y bajo la responsabilidad de un departamento o sección.
Es importante saber además que la responsabilidad de los bienes es del empleado que está ocupando la posición más alta del nivel jerárquico en este departamento o sección. El encargado de los bienes es un colaborador a quien el propietario o máximo responsable de la empresa le delega responsables para llevar a cabo las tareas de gestión física de estos activos.
Asimismo, es fundamental tener en claro que la diversidad de la información se cruza para producir informes de un inventario, necesarios para satisfacer a los accionistas y las normas oficiales de cada país, y esto requiere la aplicación constante de tecnología, así como de conocimiento de los procesos relacionados con las áreas de negocio que lo incluyen. Así que es mucho más que poseer una base de datos con el registro de los bienes.
Por lo general, la asignación de los activos fijos y sus registros sólo representan las necesidades más básicas de control. Es más noble y también de dimensión más compleja el camino de la convergencia con las normas internacionales. Pero eso requiere la aplicación de conocimientos especializados, como los de HTK.
Cómo debe ser el inventario de activos fijos
El inventario de activos fijos de una empresa deber ser, en primer lugar, dinámico. A pesar del sentido antagónico cuando se habla de activos fijos, en la práctica es lo que ocurre dentro de las empresas. Cuando la ejecución de procedimientos o prácticas para reflejar en los controles los cambios que se producen en la parte física de los activos dejan de cumplirse, tienen como consecuencia la pérdida de la conformidad entre los registros y los bienes físicos.
Con el tiempo y los volúmenes envueltos en una empresa, especialmente si hablamos de una gran compañía, solo con un inventario puede ser restablecido el control, algo de vital importancia. Por ello, resolvemos la problemática de control e inventario de activo fijo; con una solución única y disruptiva; entregando tus datos correctos; no sólo es depreciación, es optimización y ahorro.