Una solución integral para el control de activos fijos
A decir verdad, la gestión de activos fijos es complicada y requiere de mucho esfuerzo, pero lo vale: se trata del patrimonio de la empresa y la fuente desde donde se origina su actividad comercial. Por eso, es impensable dejar de hacerla, como sería impensable dejar de hacer marketing para conseguir ventas o suspender la gestión de recursos humanos, que son quienes hacen posible su operatividad.
Claro, hay quienes la hacen a medias, centrándose más en algunas actividades que otras y aún así siguen haciéndolo. Porque una empresa sin control y gestión de activos fijos no se sostiene en el tiempo. Sería un despropósito, un pandemónium en el que el dinero se filtraría por las rendijas, que serían muchas.
Sin embargo, para salvar esta situación -como siempre- el desarrollo tecnológico nos ha ofrecido una diversidad de soluciones. Algunas más actuales que otras y unas más enfocadas que otras en diversos entornos y procesos. Aunque no se puede negar la importancia primordial que en la actualidad, con la cantidad de información que se recoge diariamente, tiene la nube y los softwares de gestión de la misma.
Parámetros para la gestión eficaz de activos fijos
Por esta razón, si bien no se puede decir que a todas las empresas les sirva una misma solución, sí es cierto que hay algunos parámetros tecnológicos que hoy deben seguirse para lograr gestionar eficazmente los activos fijos:
Monitoreo a distancia
El monitoreo a distancia permite no solo el menor uso de recursos (empleados, tiempo) en la realización de inventarios, sino que asegura que inclusive en situaciones de excepción, como las que nos impuso la pandemia, se pueda seguir conociendo el estado de los activos fijos.
Digitalización y automatización
En esta época, trabajar a mano, con lápiz y papel es ineficaz, aparte de ser tedioso e impedir la trazabilidad de la información. Por tanto, una solución de control de activos debe permitir la digitalización de la empresa y automatización de los procesos, disminuyendo la posibilidad de errores y previniendo vacíos en la gestión.
Usabilidad
Una solución para la gestión de activos debe ser fácil de usar para cualquier empleado. De otro modo, difícilmente podrá ser implementada con éxito y cumplir su propósito. Además de convertirse en una inversión innecesaria y un desperdicio de dinero.
Conexión a la nube
La conexión a la nube agiliza la realización de actividades de procesamiento de información, permitiendo un mayor almacenamiento. Además de otorgar un respaldo a la misma en caso de siniestros físicos.
Procesamiento y sistematización de información
Con la gran cantidad de información que se requiere para la gestión de activos fijos, es necesario almacenarla. Pero también procesarla y sistematizarla. Solo de esta manera se logrará entender mejor a los activos fijos con los que se cuenta y gestionarlos de manera adecuada.
Correspondencia de datos e integración con otros sistemas
Es importante considerar, cuando se elige una solución de activos fijos, que no se trata de una isla en funcionamiento. Sino que en la práctica forma parte muchos otros sistemas que se articulan para posibilitar la operatividad de la empresa. Por eso, deber permitir recoger los datos anteriores a su implementación e integrarse con otras soluciones, como las ERP.
Configurable
Dado que no todas las empresas funcionan de la misma manera, es importante que la solución tecnológica escogida tenga la posibilidad de adaptarse a las condiciones únicas en las que operará. Es decir, debe ser configurable para alargar, acortar los procesos, agregar responsables o procedimientos a necesidad.
Seguro
Finalmente, y cómo no, una solución de control de activos fijos debe proveer seguridad. Obviamente, ninguna compañía querrá que el know how y sus secretos industriales estén a disposición de cualquier persona, ya sea malintencionada o no.
La solución integral de HTK-ID
Teniendo en cuenta todos estos parámetros, HTK-ID ofrece una solución integral que cubre las necesidades básicas y también aquellas más personalizadas para la gestión de activos fijos. Esto incluye, por supuesto, a la tecnología, teniendo como base el RFID, los beacons, el internet de las cosas, la nube, el machine learning y la inteligencia artificial.
Pero también considerando las distintas realidades económicas y las capacidades técnicas del personal. Así por ejemplo, nuestros clientes pueden encontrar tres modelos comerciales para gestionar sus bienes:
- Todo como servicio (renta). En este caso, nuestros clientes no solo rentan la tecnología, sino también las capacidades de nuestro personal técnico quienes manejarán la solución que tenemos a disposición.
- Software como servicio (renta). Una alternativa para las compañías que no desean hacer una fuerte inversión, y solo requieran nuestro software AssetsApp en formato de renta.
- Por proyecto. Nuestros clientes que buscan un mayor control, pueden obtener además de los dispositivos tecnológicos, una licencia de nuestra solución para instalarla en sus servidores propios.
Redacción Vanessa Graos Garnique