Políticas de capitalización de activos fijos
Que los altos mandos de una empresa conozcan la teoría sobre cómo manejar los gastos y costos en que se incurren, no sirve de nada si todo ese know-how no es compartido con los niveles operativos. Suena un poco difícil de creer, pero es algo que suele suceder: cada quien tiene una idea diferente de lo que debe hacer y como resultado nada funciona como debería.
Por ello, revestir de consistencia y estandarizar algunos procesos es fundamental. Y a eso, precisamente, obedece la necesidad de establecer e implementar políticas de capitalización de activos fijos. Porque, como cuando hablamos de políticas de gestión, estas sirven como lineamientos que orientan el trabajo diario de todos en la organización respecto a la contabilidad de este tipo de bienes.
Recuerda además, que las políticas deben tener como características la claridad, obligatoriedad y flexibilidad. Además deben estar enmarcadas dentro de la legislación y normativa, en este caso, contable.
Qué deben contener las políticas de capitalización de activos fijos
Para empezar, lo básico es establecer conceptos uniformes para todos, así que será imprescindible incluir un glosario con los términos técnicos que se utilizarán en las tareas contables. Pero además, también deberás establecer lo siguiente:
Qué activos capitalizar
Habiendo leído el artículo anterior (insertar enlace), quizá parezca obvio que aquello que se capitaliza es todo lo que entra dentro de la definición de activo fijo. Pero para no todas las empresas este término tiene el mismo significado.
Y es que, de acuerdo a sus características -como el tamaño o el sector en el que se desenvuelven- ciertas adquisiciones pueden ser activos fijos y para otras no. Por esto, en las políticas se debe establecer:
- Un umbral de capitalización. Es necesario determinar cuánto es el costo mínimo de una compra para ser considerado activo fijo y por tanto, parte del patrimonio. Aquí hay que considerar que inclusive es posible que haya activos fijos que no convenga capitalizar, sobre todo si es una empresa muy grande. Porque implicaría un papeleo innecesario. También es importante verificar que más allá del costo, el activo genere valor real para la empresa.
- Tiempos estimados de vida útil. Otra situación habitual con respecto a la capitalización de activos fijos es que dos de ellos que pertenecen a la misma categoría e inclusive son iguales, tienen tiempos de vida útil muy distinta. En razón de ello, es adecuado establecer una tabla de valores estándar para este aspecto.
- Valores residuales. Similar al caso anterior, también es importante determinar rangos del valor residual por categorías y tipos de bienes.
- Costos capitalizables. Fijar qué costos relacionados a la puesta en funcionamiento de los activos pueden ser capitalizables es indispensable para establecer las erogaciones fiscales necesarias. Una guía en este aspecto, la pueden constituir la LISR y la NIF C-8.
- Componentes capitalizables. En este aspecto, la empresa debe determinar si los activos se capitalizan como un todo o en partes. Para tomar la decisión se puede tomar como referencia el costo de las partes, pero también su valor real, el tipo de mantenimiento y los recursos que se requerirían para habilitarlo como parte del patrimonio.
Cómo se deben capitalizar
Dentro de las políticas de capitalización de activos fijos debe también incluirse los procedimientos regulares para registrarlos y contabilizarlos. Así como los métodos de depreciación o amortización a utilizar por cada tipo de bien. Y cómo debe tratarse contablemente la inflación actual respecto del valor de cada activo.
Del mismo modo, es importante recalcar dentro de estos lineamientos que los bienes a capitalizar deben otorgar beneficios económicos palpables a la empresa. Y, que no se puede aprovechar la capitalización para disminuir obligaciones tributarias sin un fundamento real. Lo cual sería ilegal.
Beneficios de establecer estas políticas:
- Estandarización en el tratamiento contable de las adquisiciones.
- Reducción del gasto y el tiempo en registros contables.
- Puede servir como justificación de decisiones contables en casos de auditorías.
- Asegura que la información presentada en los estados financieros refleje la realidad patrimonial de la empresa.