Plan y políticas de mantenimiento de activo fijo

Con él se busca es dotar de una estructura al trabajo de mantenimiento, con el fin de lograr que el activo fijo esté disponible, sea confiable y tenga una vida útil real, similar a la estimada. Y que pase de ser algo meramente reactivo a intervenir oportunamente en los bienes para evitar fallos o paradas de manera efectiva.

 Diagnóstico para elegir el plan de mantenimiento

Los planes de mantenimiento tienen, como todos los procesos de planificación, la misma estructura. Empezando por un diagnóstico base, que permitirá elegir cómo realizar el mantenimiento acorde con las necesidades de la empresa.  Para ello será necesario conocer:

• Cuántos y cuáles activos se tienen
• La información y documentación previa de cada activo (garantías, manuales, fallos previos, etc.)
• Cuáles son los activos críticos
• Quiénes son los encargados del mantenimiento y su nivel de especialización
• La legislación del país y del rubro en el que se maneja la empresa

Dependiendo de los resultados ya se pueden identificar los objetivos del plan de mantenimiento de una empresa. Algunos ejemplos pueden ser:

• Lograr un 95% de disponibilidad de la maquinaria crítica de la empresa.
• Mantener un 99% de fiabilidad de los equipos de criticidad media.

En base a esto se pueden determinar las políticas que permitirán el cumplimiento de los objetivos. Recordemos que son propósitos comunes reglas o valores que orientarán el trabajo al interior de una empresa, así como los procedimientos estándares de mantenimiento, debiendo ser conocidas por todos los empleados de esta área y los operadores de las máquinas, y estar enmarcadas en las leyes y la política general de la compañía.

Luego, ya se podrán elaborar estrategias de mantenimiento, pudiendo basarse en:

• Protocolos de mantenimiento por tipo de equipo. Es decir, todos los equipos eléctricos reciben el mismo tipo de mantenimiento con la misma frecuencia.
• Información obtenida de análisis de fallos. Por medio del historial de fallos previos, se hace un análisis proyectivo de las necesidades de cada bien.
• Manuales y recomendaciones de mantenimiento del fabricante. Toma las recomendaciones de los fabricantes y se aplican como parte del mantenimiento diario.

 Las recomendaciones del fabricante

La forma más común de elaborar un plan de mantenimiento es seguir las recomendaciones del fabricante por ser la que requiere menos especialización y sobre todo, por ser la que permite obtener la garantía de compra. Aunque ciertamente demanda establecer cierto consenso entre las diferentes recomendaciones para cada equipo, para no hacer tan tediosa la labor.

Sin embargo, los inconvenientes de usar esta información como base para el plan están relacionados generalmente a que el mismo fabricante no suele tener la información completa y precisa sobre los fallos, sobreestima la importancia de sus equipos y no incluyen dentro de las recomendaciones el mantenimiento predictivo.

 Frecuencia de las actividades de mantenimiento

Después de elegida la estrategia de mantenimiento, será importante determinar qué actividades de mantenimiento se realizarán dependiendo de la criticidad de cada equipo. Así como la frecuencia en que se harán.

Para determinarlo, pueden utilizarse métodos bastante más científicos como el matemático o estadístico. Sin embargo, suelen ser difíciles de aplicar para un área de mantenimiento común. Por suerte, el personal de este departamento de la empresa, tiene algo muy valioso: la experiencia y esa puede servir como guía para establecer frecuencias de sus actividades.

Otra cuestión particular es cómo medir esa frecuencia, si por fechas específicas o por horas de funcionamiento (como el kilometraje de los carros). Y si el mantenimiento se basa en las recomendaciones del fabricante, cada máquina puede tener unidades de medidas distintas y será necesario conciliar todas las opciones en la más viable.

Presupuesto

Un punto importante en cualquier plan de mantenimiento es el presupuesto que demandará. Por eso, también habrá que determinar quiénes realizarán las actividades estipuladas en este documento, pues si se trata de personal externo los costos serán mayores que si se trata de los propios empleados de la compañía.

KPIs

Como en todo plan, una parte fundamental es establecer indicadores para medir la efectividad de las medidas a implementarse. Los KPIs elegidos dependerán de los objetivos establecidos por la compañía. Los más comunes son:

• Coste de mantenimiento por actividad
• Tiempo medio entre fallas
• Tiempo de inactividad del activo
• Tasa de rotación
• Tiempo medio de reparación, entre otros.

A partir del análisis de los KPIs es posible implementar mejores medidas para el mantenimiento de activos fijos.