Si ya tenemos claro que la gestión de los bienes no circulantes es una actividad clave dentro de la empresa, lo lógico es que empecemos a pensar en adoptar un sistema o software de mantenimiento de activos fijos. Pero, ¿por dónde debemos empezar? ¿cómo implementarlo y qué información debe contener?
En México, como modelo básico tenemos el Sistema Automatizado de Control de Activos que presenta el Anexo 24 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior requerido por el Programa IMMEX.
En concordancia con ello, y de manera más amplia, estos podrían ser los módulos que cualquier empresa necesite para el control de sus activos:
Usuarios
En este módulo la empresa puede diferenciar las funciones, accesos y permisos que se le dará a los distintos tipos de perfiles dentro del sistema, ya sea como administrador, de solo registro o consulta.
Empleados y colaboradores
Aquí se guarda registro de los colaboradores o empleados a los que se les ha asignado algún bien. Y permite emitir los vales de resguardo o responsivas para su control.
Catálogo de ubicaciones
Detalla todas las ubicaciones en las cuales la empresa podría tener algún activo fijo. Por ejemplo: oficina, patio de operaciones, almacén, etc.
Catálogo de tipos de activos
Incluye una clasificación de todos los tipos de activos fijos que puede tener la empresa, ya sea maquinaria, mobiliario, equipo electrónico, entre otros. En este módulo también se puede diferenciar a los activos propios de aquellos que son arrendados.
Activos de referencia
Este módulo sirve para homologar los activos de un mismo tipo, pues contiene la información básica de un determinado tipo de bienes que serán usados como referencia para otros activos similares. Todo esta data sirve como base para evitar errores en la captura de datos.
Activos fijos reales
Comprende la lista de todos los activos registrados. En el caso del software de HTK-ID, este apartado se encuentra correlacionado con todos los otros módulos de modo que al consultar sobre cualquier bien se puede saber el tipo al que pertenece, su etiqueta, ubicación, movimientos, empleado responsable del mismo, entre otros.
Etiquetaje
Dentro de este módulo se enlistan las etiquetas que se están utilizando en los respectivos activos.
Inventarios
En este apartado se encuentran asentados todos los inventarios previos a detalle. De esta manera, se puede consultar cuáles fueron los activos que se encontraron y su estado, por ejemplo.
Movimientos
Los flujos de movimiento de los activos como altas, bajas, cambios, traspasos, destrucción, descarte, entre otros, se pueden encontrar en este módulo. Esta es una de las fortalezas del sistema ofrecido por HTK-ID, permitiendo adjuntar documentos que respalden estas actividades. Funcionalidad muy útil por ejemplo, para auditorías o para informes del citado programa IMMEX.
Reportes
Con este apartado se pueden generar los reportes requeridos por la empresa, que pueden ser elaborados de acuerdo a necesidades específicas.
Avanzado
Este módulo en HTK-ID solo puede ser manejado por el superadministrador y servirá para configurar la plataforma para adaptarla a los procesos internos de cada empresa.
Mensajería
Finalmente, este apartado tiene la funcionalidad de enviar mensajes entre los distintos usuarios.