Más que llenar una hoja de kardex y hacer un mero registro de activos fijos, un inventario tiene otras dimensiones que lo hacen útil para diversas áreas de la empresa. Por ejemplo, recoge también el estado de los bienes y su valor actual.
Por esta razón, tomar nota de las mejores prácticas para hacer un inventario de activos fijos que han implementado otras empresas es siempre una buena idea. A continuación, algunas que hemos recogido:
Antes del inventario
Registre todo con documentos de respaldo
La primera práctica que hará mucho más fácil realizar tanto un inventario, como la valuación de un bien y le permitirá salir airoso de futuras auditorías, es el registro de cada uno de los movimientos o actividades que se realice con el bien. Por ejemplo, será importante guardar los documentos de compra, importación, venta o traspaso de un activo.
Establezca un responsable por cada activo fijo
Para hacer más fácil la custodia y cuidado de un bien, es una buena práctica identificar por medio de un documento oficial (firmado) a una persona que será responsable del mismo. Esta misma persona responderá en caso de su pérdida o deterioro.
Programa el inventario
No solo se trata de establecer una fecha determinada y que esta no se cruce con periodos de mucho trabajo. Sino, establecer también qué tipo de inventario y en qué condiciones se realizará.
Preparación previa
En este aspecto debes tener en cuenta, los materiales y herramientas que vas a necesitar, el personal que hará el inventario y su capacitación para realizarlo, la metodología a aplicar, etc.
Durante el inventario
Utilice un software de mantenimiento de activos fijos
Un software específico para mantenimiento de activos, hará más fácil la realización de inventario, además de permitir tener un historial de la información recogida en dicha actividad, pudiendo enlazarse con otros sistemas de la empresa.
Si además, cuenta con un sistema como el HTK-ID, que se complementa con tecnología de identificación inteligente, el levantamiento de activos resultará también automático.
Desarrolle diferentes procedimientos por tipos de activos
No todos los activos pueden ser tratados de la misma manera durante el inventario. Por lo tanto, lo adecuado es separarlos por grupos que compartan las mismas características y dividir el trabajo para hacerlo más ágil para todos.
Después del inventario
Verifique y contraste la información obtenida
Una vez finalizado el proceso, será importante ordenar la información y contrastarla con aquella proveniente de inventarios previos. Así se podrá identificar faltas, excesos, o inconsistencias.
También es una buena idea verificar de forma aleatoria que la información coincida con lo que reflejan los libros contables.
Actualiza constantemente el inventario
Si bien se ha terminado la actividad principal, continuar actualizando el inventario con nuevos ingresos, cambios en el estado o el valor de los activos fijos, puede ser una forma de contar con información confiable para toda la empresa.