Intelligent Data aplicada a la gestión de activos fijos
A lo largo de estos artículos hemos descubierto cuán importante resulta para la gestión de activos fijos el manejo de la información. Ya sabemos que la necesitamos para calcular el LISR y otros impuestos al estado, también para obtener beneficios tributarios (como el caso del IMMEX), además para determinar la oportunidad y calidad de las inversiones de la compañía y para mantenerla operativa.
Por esto es que muchos de los procesos de la gestión de activos están centrados en la recolección de la información propia de los activos y del trabajo que se realiza alrededor de ellos como los inventarios, las adquisiciones, los movimientos, entre otro tipo de actividades.
Pero también es necesario procesar toda esta información para poder convertirla en material útil, a partir de la cual la empresa pueda desarrollar los lineamientos rectores del trabajo alrededor de este tipo de bienes como planes, estrategias y toma de decisiones. Y es aquí donde el Intelligent Data encuentra cabida. Veamos por qué:
Qué es la Intelligent Data
La Intelligent Data es la información que ha sido recogida mediante dispositivos inteligentes que luego es procesada y analizada e interpretada para obtener datos valiosos sobre riesgos y oportunidades de la empresa que puedan ser aprovechados en la toma decisiones en sus diversos procesos internos.
Ahora bien, en relación a la gestión de activos fijos, la Intelligent Data puede ser aplicada gracias a la utilización de sensores inteligentes (como los beacons BLE) que permiten el recojo constante de información y su procesamiento por medio del internet de las cosas, la Big Data y la inteligencia artificial.
Así se obtienen datos que no solo influyen en el propio trabajo con los bienes, sino en otras áreas que dependen de la operatividad de los mismos para desarrollar sus actividades, como el departamento de ventas o marketing.
Las técnicas de la Intelligent Data y su aplicación en la gestión de activos
Para obtener una mejor visión de la información recopilada la Intelligent Data utiliza diversas técnicas que pueden ser paralelas al trabajo de la gestión de activos, de la siguiente manera:
- La técnica descriptiva en el trabajo en inventarios. Dado que la realización de inventarios requiere mucho de la descripción de las características y del estado de los activos fijos.
- El diagnóstico. La información de los activos fijos suele ser recabada para conocer virtudes y falencias así como oportunidades y riesgos en el trabajo.
- La prescripción en la creación de políticas de activos fijos. Con la información proveniente del diagnóstico se establecen políticas que rigen la utilización y operación de los activos fijos en la empresa.
- La técnica predictiva en el mantenimiento. Tal como hemos visto, el mantenimiento predictivo se encarga precisamente de analizar información previa para intentar conocer las fallas probables que pueden tener los activos fijos en el futuro para prevenirlas.
- Las decisiones. Finalmente, todas las decisiones alrededor de los bienes no circulantes están determinadas por las conclusiones a las que se llegan a través de la interpretación de los datos. Ejemplos de las decisiones en gestión de activos fijos son las de capitalizarlos o no, invertir en ellos o no, o darles de baja o no.
Cuáles son las ventajas de la Intelligent Data en la gestión de activos fijos
Por todo lo anterior, es evidente que la Intelligent Data puede ser una herramienta que se aplique en la gestión de activos de manera holística, siendo útil tanto para los departamentos de administración como los de contabilidad, mantenimiento y operaciones, con las siguientes ventajas:
- Ayuda a la empresa a enfocarse en lo esencial de la gestión de activos y conocer aquellos insights valiosos que muchas veces se desconocen pero que pueden generar grandes beneficios si son bien utilizados.
- Beneficia la proactividad y la solución de problemas, al ofrecer información oportuna y valiosa.
- Incrementa la productividad, pues permite reducir el tiempo que se dedica al procesamiento y análisis manual de datos, posibilitando que el personal se enfoque en realizar otro tipo de labores.
- Mejora el manejo de los riesgos de operación de los activos porque ayuda a encontrar las inconsistencias y fallas en los procesos y actividades diarias, y por ende, su prevención.
- Influye en la eficiencia de la gestión, pues permite reducir costos en las operaciones e incrementar la producción de los activos fijos e incrementar su valor, y por tanto el retorno de la inversión.