En el curso de las operaciones diarias de una empresa, los activos fijos suelen sufrir variaciones ya sean a nivel interno, como externo. Pueden, por ejemplo, cambiar de lugar, desgastarse, ser reparados, adquiridos, vendidos o traspasados a otros propietarios. O, simplemente, cambiar a la persona que los tiene a cargo.
Dado todo esto, ¿cómo hace la gestión de activos fijos para registrar estas variaciones? La solución que las empresas han adoptado se encuentra en los formatos de control y resguardo.
¿Por qué es importante registrar las variaciones en los bienes en la gestión de activos fijos?
Por la misma razón que se hacen inventarios: para obtener información real y actualizada sobre cada uno de los activos fijos con los que cuenta la empresa. Y en consecuencia, tener un registro de toda la vida útil del bien. Pudiendo facilitar el análisis del flujo de operaciones de la empresa, hacer el respectivo cotejo con los libros contables y de ser el caso, presentar toda esta data ante las autoridades que la requieran.
¿Qué información deben contener los formatos de control y resguardo de activos fijos?
Existen dos diferentes formatos básicos que una empresa debe utilizar con regularidad en la gestión de activos: el de control y el de resguardo.
Formatos de control
Este tipo de formato sirve para acumular información histórica de las altas, bajas o cambios que se realizan en un activo fijo. Dentro de él se acumula toda la documentación respecto a compra, venta, mantenimiento, traspaso y destrucción. Además, incluye otros datos complementarios y todo tipo de evidencias que confirman el estado del bien. Conformando de este modo, una carpeta que puede ser consultada en el momento que la empresa lo requiera..
Asimismo, este tipo de formatos de control son útiles para cumplir con la normativa del Programa de Fomento de las Industrias Manufactureras, Maquiladoras y de Servicios de Exportación (IMMEX) para la importación temporal de activos fijos.
Formatos de resguardo
De otro lado, los formatos de resguardo o vales responsivos, tienen la función de correlacionar al activo con la persona a la que le ha sido asignado dentro de la empresa ya sea para su utilización personal o para asumir la responsabilidad de su cuidado.
Aunque cada empresa puede elaborar un diseño de formato de resguardo específico para sus necesidades, básicamente debe contener la siguiente estructura:
- Encabezado
- Datos del personal responsable
- Detalle de los activos
- Leyenda con política de responsabilidades
- Firma
¿Cómo facilitar el control y resguardo de activos fijos?
Por lo que hemos podido ver, la gestión de los activos fijos de una empresa requiere una minuciosidad que va más allá de los inventarios. Por esta razón, contar con una plataforma que facilite su control y resguardo, como la que ofrece HTK-ID, permite también adaptar el diseño de ambos formatos para incluir los datos que se seleccionen y ofrecer los reportes que la empresa requiere.