Es un hecho, manejar un inventario de activos fijos en Excel es muy complicado para las empresas y la mejor herramienta para hacerlo es un sistema automatizado de activos. Sin embargo, algunas otras, por el tamaño de sus operaciones, aún pueden hacer uso de la hoja de cálculo.
Para este tipo de empresas, que están en crecimiento, hicimos este artículo. Les daremos una estructura básica, útil para el control de activos fijos.
¿Qué forma debe tener un inventario de activos fijos en Excel?
En principio, debemos decir que la mejor forma de manejar el inventario en Excel sería utilizando macros que ayuden un poco a hacer más fácil el proceso. Pero eso, ya es un trabajo que deberá hacer personal especializado y de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Por otro lado, en el archivo sería ideal tener una hoja con toda la información de las características y el valor de cada uno de los activos fijos. La que idealmente, debería estar enlazada a la hoja principal del inventario.
Con respecto al inventario, debe contar con las siguientes columnas:
Código de identificación
Es importante que cada uno de los bienes muebles reciba un código identificador para ser ubicado más fácilmente en el archivo.
Nombre del activo
En esta columna es importante mencionar qué tipo de activo es y la marca.
Descripción
Todas las características de color, forma y de otro tipo, pueden ser colocadas en este apartado.
Ubicación
Como es necesario conocer dónde están ubicados físicamente cada uno de los activos, será en esta la columna donde se podrán encontrar.
Tipo de adquisición
Otro dato necesario será en qué modo se adquirió el activo fijo para referencias contables será el tipo de adquisición del activo (crédito, cheque, etc.). También si se encuentran en condición de préstamo o alquiler.
Fecha de adquisición
Igualmente, la fecha de adquisición que será necesaria para conocer la depreciación del bien mueble.
Responsable
Si es que la empresa ya ha designado responsable por cada bien, sería ideal considerar una columna donde pueda ir consignado este dato.
Descarte o venta
Si -por algún motivo- el activo se vendió o se descartó, es importante tenerlo registrado en el Excel, para evitar futuras confusiones.
Fecha de descarte o venta
Igual de relevante, será tener registrada la fecha en que el descarte o venta sucedió.
Esta es una información básica para los pequeños emprendedores que tienen una empresa en crecimiento. Sin embargo, no debe olvidarse, que cuando la empresa llegue a un tamaño donde hacer el inventario se torne demasiado tedioso, siempre se podrá recurrir a softwares automatizados como el de HTK-ID, que facilitan mucho el proceso y generan reportes personalizados.