Ahora que ya sabes qué son activos fijos y tienes idea de los diferentes tipos que existen, tal vez te convenga conocer también qué estás haciendo con ellos y qué es, en realidad, lo que deberías hacer.
En HTK-ID sabemos que es fácil dar por descontada esta parte de la administración, sobre todo teniendo en cuenta que hay tantas otras cosas que reclaman atención diaria. Pero como ya hemos mencionado en un artículo anterior los activos fijos de una empresa son, más que un mueble, elementos relevantes para las finanzas y continuidad operativa de una empresa.
Por qué es importante un diagnóstico
Pero vamos a desmenuzar más esto último: ¿ha sucedido en tu empresa que alguna vez se malogró una máquina de repente y te paralizó todo el trabajo?, o quizá, ¿invertiste dinero en comprar bienes que finalmente solo tienes amontonados en un rincón? Bueno, si te ha pasado, es claro que estás desperdiciando dinero y tiempo por no contar con una gestión adecuada de activos fijos.
¿Y cuál es el primer paso de cualquier gestión? Pues el diagnóstico. Sin embargo, esto no consiste solo en mirar lo que tienes dentro de tu empresa (en este caso, los activos fijos), sino también en investigar qué tendencias, novedades y estándares existen alrededor de aquello que vas a administrar. Además de hacer una comparación entre la información obtenida en ambas actividades y sacar conclusiones a partir de ello.
Qué evaluar del control interno de activos fijos
Lo más recomendable para evaluar la gestión de activos es tener una visión objetiva del contexto. Para ello, sería necesario contratar servicios profesionales de auditoría o, por ejemplo, los servicios de empresas como HTK-ID, que como primer paso de la implementación de un sistema de control de activos automatizado, hacen un diagnóstico de la labor previa.
No obstante, es siempre buena idea conocer qué es lo que se evalúa durante un diagnóstico de la gestión de activos. Aquí algunos criterios que se tienen en cuenta:
Sobre los bienes
- Cantidad e identificación de activos. Para empezar, lo básico es conocer cuántos activos fijos se tiene y además la posibilidad de identificarlos a cada uno de ellos mediante etiquetas o numeración.
- Jerarquía. Determinar qué bienes son más importantes para el desarrollo de las operaciones de la empresa y cuáles no.
- Estado actual. También debe evaluarse en qué estado se encuentran actualmente los activos, si requieren mantenimiento inmediato o no.
- Ubicación y flujo de movimientos. De igual modo, conocer dónde se encuentran los activos y cómo se mueven dentro de la empresa.
- Ciclo de vida. Deberá establecerse cuánto tiempo puede ser útil cada uno de los bienes.
- Efectividad del mantenimiento. En este caso se evalúa cuánto tiempo demoran en presentar fallas los activos, y cuánto demora en responder el área de mantenimiento, así como la disponibilidad que tienen para realizarlo.
Sobre la contabilidad
- Documentación. En términos contables y tributarios, se debe comprobar que se cuenta con un respaldo documentario de todos los procesos de compra, venta, o alquiler de los bienes.
- Impuestos. Igualmente, se debe revisar cuáles son los impuestos que afectan a cada uno de los bienes y si se está cumpliendo con declararlos adecuadamente.
- Coste del mantenimiento. La empresa debe evaluar cuánto le cuesta el mantenimiento de sus bienes.
- Valuación, depreciación, revaluación y amortizaciones. Debe revisarse si cada una de esta información está correctamente establecida.
- Reportes financieros. También debe comprobarse que todos los activos fijos se reporten adecuadamente dentro de los estados financieros de la empresa.
Sobre la tecnología de control
- Actualización. Se debe evaluar si la tecnología usada para el control de activos no está obsoleta y que además puede ser objeto de constantes actualizaciones y mejoras.
- Usabilidad. En este apartado, identificar ¿qué tan útil resulta? ¿es fácil de usar? ¿Se adecúa a los requerimientos y procesos de la compañía?.
- Trazabilidad de la información. De igual modo, evaluar la posibilidad de la tecnología de conectarse y enviar información a otros sistemas que maneja la compañía, por ejemplo, los CRM o ERP.
- Seguridad. Comprobar que existe un sistema de encriptación, permisos de acceso y seguridad que evitarán el robo de información.
Todo esto te ayudará a conocer qué tan bien estás gestionando tus bienes. Sabemos que no es una tarea fácil, pero tenerlo claro, repercutirá en la sostenibilidad de tu compañía a largo plazo.
Para que tengas una idea de cómo se encuentra tu empresa en este aspecto, te invitamos a hacer un autodiagnóstico del control interno de activos siguiendo este enlace.