Cómo crear las políticas de gestión de activos fijos para tu empresa
Desarrollar inventarios, hacer mantenimiento u otro tipo de actividades no es todo lo que tu empresa puede hacer para administrar sus bienes no circulantes. De hecho, si consideras que la gestión de activos es solo una lista de actividades operativas, probablemente sea lo mismo que hacer nada.
La realidad es que después del diagnóstico para identificar errores e inconsistencias también deberás dedicarte a crear una política de activos fijos a partir de la cual, ahora sí deberás establecer metas y actividades a desarrollar.
Qué son las políticas de gestión
Las políticas de gestión podría decirse que son propósitos comunes, reglas o valores que orientarán el trabajo al interior de una empresa. Se basan en la cultura organizacional y en el diagnóstico, y sirven para hacer cumplir con los objetivos establecidos previamente.
En el caso de la gestión de activos fijos, se denominan específicas por estar direccionadas a una parte de la administración. Aunque dadas las características de los activos fijos -ubicados en todas las áreas de la empresa- deben ser conocidas y aplicadas de manera obligatoria por todo el personal.
Es importante que las políticas de gestión de activos fijos se encuentren enmarcadas y sean coherentes y consistentes con un sistema de políticas más grande que abarque a toda la empresa. Y en caso de que la empresa no cuente con dicho sistema, cuando este se cree, deberá procurar incluir lo que ya se ha establecido.
Características de una buena política de gestión de activos fijos
Por otro lado, una buena política de gestión de activos fijos tiene ciertas características ideales, a saber:
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- Clara. Su redacción debe ser accesible a todo el personal, desde los operarios hasta los ejecutivos, por tanto, debe ser comunicada usando un lenguaje sencillo.
- Obligatoria. Las políticas no pueden quedarse en el papel. Deben ser también difundidas y se debe vigilar su cumplimiento.
- Flexible. Por muy obligatorio que sea su cumplimiento, debe dar espacio para que el personal pueda adaptarse a las circunstancias o al transcurso del tiempo.
- Enmarcada en las leyes. No se pueden divorciar del sistema legal existente. Las políticas de gestión de activos deben seguir las normativas tributarias y contables nacionales e internacionales. Por ejemplo, la NIF C-6.
Importancia de las políticas de gestión de activos fijos
Tal como mencionamos líneas arriba, la importancia de las políticas de gestión de activos fijos radica en que son las reglas escritas sobre cómo manejar este tipo de bienes. Brindando orientación y permitiendo que todos puedan aplicar un criterio uniforme a este respecto.
Esto, además, posibilita establecer con claridad indicadores claves (KPI) para controlar la gestión de activos fijos. También, identificar fallos en el sistema y determinar responsabilidades en caso de algún procedimiento erróneo.
Cómo definir las políticas de activos fijos
Para desarrollar las que serán las políticas de gestión de activos de tu empresa debes realizar los siguientes pasos:
- Diseño y primer borrador. Usando como base los objetivos y datos procedentes del diagnóstico se elabora un diseño tentativo de las políticas para activos fijos y se redacta el primer borrador.
- Validación. Después, el borrador es revisado por los directivos de la empresa. Sus apuntes y correcciones son posteriormente añadidos al texto inicial, debiendo aprobarse para finalizar su elaboración.
- Difusión y capacitación. El contenido de las políticas es difundido entre los empleados, quienes además deben ser capacitados para lograr su implementación exitosa.
- Control y actualización. Las políticas ya establecidas están sujetas a evaluación constante del departamento a cargo y los directivos. Para esto deben habilitarse mecanismos de control internos. De ser necesario, deberán ser actualizadas periódicamente a fin de que no pierdan vigencia.
Contenido básico
A continuación, una lista con los puntos básicos que toda política de gestión de activos fijos debe contener:
- Glosario de términos
- Normas de adquisición de activos fijos
- Procedimiento de registro
- Reglas de uso de los activos
- Procedimiento de inventarios de activos fijos
- Asignación de responsables
- Directrices para el aseguramiento de los activos fijos
- Proceso para donación, préstamo, alquiler o venta
Esto es solo contenido preliminar, recuerda que cada compañía tiene diferente estructura respecto de otras. Por eso será necesario adaptarlo a tus necesidades. En todo caso, en HTK-ID hemos elaborado una plantilla que te servirá de referencia. Accede a nuestro ejemplo de política de activos rellenando el siguiente formulario.