Un mal control de activos fijos puede ocasionar perjuicios de tipo operativo, financiero y legal en cualquier organización. Por esto, es que en la actualidad centrarse en un correcto levantamiento y registro de activos fijos, es fundamental para la salud institucional. Pero no es lo único. También es necesario procesar la información recabada y hacer una conciliación contable con los datos previos. Aquí te decimos por qué:
Qué es la conciliación contable de activos fijos
Este es un procedimiento que realizan en conjunto el área encargada del control patrimonial de la empresa y el departamento contable y constituye -usualmente- un paso a seguir luego de la realización del inventario.
Consiste en comparar los libros contables con información nueva obtenida del levantamiento de activos fijos y tiene como objetivo actualizar los datos para saber con certeza con qué bienes se cuenta y cuáles faltan o sobran.
Niveles de certidumbre
Sin embargo, por diversos motivos no siempre las empresas cuentan con un kardex de activos fijos previo, ni con toda la información disponible, lo que hace un poco más complicado darle certidumbre a este proceso. Por eso, es que las empresas (y el servicio de HTK-ID) aplican una metodología que permite diferentes niveles de conciliación contable de acuerdo a la información que se tiene para realizarla.
Cada uno de los siguientes niveles pueden aplicarse individualmente o de manera acumulativa, permitiendo mayor nivel de certeza en el control de activos fijos.
Correspondencia con inventarios
El primer nivel de conciliación, es el ideal, cuando se cuenta con un inventario, en el que se puede consultar la marca, el modelo, el número de serie o cualquier otra característica distintiva de cada uno de los bienes.
Correspondencia por lotes
El segundo, la comparación se hace a nivel grupal y no se individualizan bienes, sino que se trabaja por lotes de varios elementos que comparten características comunes.
Correspondencia por ubicación
En este nivel, los libros contables se concilian con los bienes teniendo en cuenta la información acerca de su ubicación en inmuebles, terrenos, edificios o áreas; considerándolos un conjunto.
Correspondencia con documentos
Este último nivel quienes hacen la conciliación contable, se valen de documentos acerca de los bienes, como las facturas, documentos de importación, etc.
Cómo ayuda HTK-ID a la conciliación de activos
El servicio de HTK-ID ayuda a controlar de manera efectiva los activos fijos, desde el proceso de levantamiento e inventario, con la mejor tecnología en etiquetado y procesamiento de la información, así como en la conciliación contable, con el apoyo de un equipo de profesionales que acompañarán el proceso paso por paso.