Cómo implementar un sistema de control automatizado de activos fijos
Pasar del conocimiento a la acción suele ser un poco difícil, más si nunca te preocupó mucho la gestión de tus bienes. Y sí, implementar un sistema de control automatizado de activos fijos requiere de orden, objetivos claros, un trabajo minucioso y, más que nada, del compromiso de todos.
¿Se trata acaso solo de contratar un software de control automatizado, como el de HTK-ID? La verdad es que no es tan fácil, aunque un tercero se hiciera cargo del proceso de implementación, no todo quedaría en sus manos, aún hay muchas cosas que como empresa se deben manejar, porque un programa informático, las etiquetas y lectores son solo la parte práctica de la estructura compleja que es la organización.
Así que es importante involucrarse también para que el resultado de cualquier implementación de un sistema de control automatizado de activos fijos sea útil a los fines de la empresa. Por esta razón, aquí te contamos cuáles son los pasos para poder hacerlo:
Diagnóstico
Como todo proceso en la organización se debe empezar por conocer el punto desde donde parte la implementación. Cuál es el estado actual de la gestión de activos o lo que sea haya en su lugar en la compañía, cómo se desarrollan los procesos, la estructura del trabajo, cómo se toman las decisiones de inversión o de desecho, etc.
Esta fase ayudará a ver qué cosas se están haciendo bien, cuáles se han desaprovechado y cuáles pueden ser mejoradas.
Elaboración de políticas, objetivos y estrategias
Con la información obtenida del diagnóstico, ya es posible identificar cuáles son las prioridades de la empresa, identificar los activos críticos, establecer objetivos, elaborar las políticas de gestión -que deberán ser la guía de todas las actividades alrededor de este tipo de bienes- establecer la estrategias de inversión y los KPIs, que permitirán medir la efectividad del trabajo.
Diseño de plan y diagrama de flujo de activos fijos
En esta etapa, ya es hora de diseñar un plan y diagrama de flujo de activos fijos. El primero contendrá al segundo, y establecerá las actividades alrededor de los bienes, así como cada cuánto tiempo serán ejecutadas, quién será el responsable de realizarlas y el presupuesto para cada una de ellas.
Durante esta fase también será oportuno elegir un proveedor de servicios de control de activos. Asimismo, el diagrama de flujo indicará cómo se realizará el proceso de control de activos y cuáles son las actividades prioritarias.
Ejecución
Todo lo planeado hasta el momento será llevado a la realidad, al trabajo diario. Se realizarán los inventarios y la información será trasladada al software de control de activos, se desarrollarán las actividades de adquisición, mantenimiento, operación y contabilidad, y en todas ellas, se deberá procurar un buen manejo de la información referida a los bienes no circulantes.
Retroalimentación
Con la información recogida en las actividades realizadas con los activos fijos, será necesario volver a realizar un diagnóstico y hacer las correcciones necesarias a los planes, objetivos y estrategias y reforzar aquello que está siendo correctamente ejecutado para volver a iniciar el proceso. Podría también ser útil recoger la impresiones de los operadores del sistema, los responsables por los bienes y demás personal involucrado.
El ciclo de la gestión de activos
Después de todo, tanto el control como la gestión de activos también siguen un ciclo que se reinicia constantemente para darle valor agregado al patrimonio de una empresa. Los servicios de HTK-ID ayudan a mantener operativo el sistema, facilitando el tratamiento de la información, dándole certeza a los reportes y optimizando las acciones de mantenimiento y operación.
Para ello, su sistema se adapta a las necesidades operativas y económicas de cada empresa, brindando los siguientes servicios:
- Consultoría y capacitación de personal
- Levantamiento inicial de activos
- Inventarios periódicos de activo
- Terminales inteligentes de lectura
- Etiquetas inteligentes para activos
- Estudios de prácticas internacionales
- Software (SaaS / OnPremise
- Servicios integrales (EaaS)