Cómo codificar para inventarios de activos fijos
Está bien, digamos que te propusiste hacer un inventario o inventarios de activos fijos en tu empresa, teóricamente sabes lo que tienes que hacer, pero te topas con un problema inesperado, ¿cómo codificar los bienes?, ¿es suficiente con tomar los números de serie? o ¿cómo asignarles un identificador a cada uno de ellos?
Más aún, si tienes un inventario anterior o tus equipos están llenos de códigos de barras de diferentes inventarios anteriores. ¿Debes trabajar solo con ellos? ¿o crear códigos nuevos? y, ¿qué información debe contener?. En este artículo pretendemos responder a todas estas preguntas.
Por qué no utilizar los números de serie
Para empezar, cualquiera podría pensar que tomar los números de serie de cada bien podría ser una opción fácil para quien desee hacer un inventario de equipos, pero hay un par de problemas con esto. Primero, que no todos los activos tienen número de serie, por ejemplo, trabajos de carpintería, como sillas.
Y segundo, aunque todos tuvieran número de serie, no todos estos números serían distintos. Debemos recordar que algunas cosas se producen en lote y si compras dos o más ítems de un mismo lote, lo más probable es que cuando hagas el inventario obtengas el mismo dato repetido, sin poder diferenciar cuál es cuál. Además que así se pierde mucha información relevante del bien en la empresa.
Reutilizar o empezar desde cero
Debemos ser realistas en este punto, cuando no se tiene establecida una buena política de activos fijos en una empresa, lo más probable es que las cosas sean un poco inconstantes. Un año se hace inventario, otro año, no. O, se hacen inventarios de activos fijos anuales pero se tercerizan siempre con una consultora distinta y cada una parece inventar la pólvora en el momento que le toca. Entonces, tenemos bienes tapizados de etiquetas con códigos distintos.
Pero la razón por la que hacen esto, es precisamente por la inconstancia que se tiene en la política de activos fijos, si solo se recogiera información existente, lo más probable es que se haría un trabajo incompleto y totalmente inexacto. Porque puede que no se encuentren los bienes que se contaron hace dos años, o que el enfoque o método utilizado para codificarlos no sea compatible con el que se utilizará ahora.
Entonces, sí, nuestra recomendación es hacerlo desde cero, y para evitar duplicidades o cambios constantes de metodologías, lo mejor es establecer unas políticas que guían durante todo el año y en los años siguientes la realización de un inventario.
Cómo codificar un activo fijo
Para codificar un activo fijo, lo ideal será que se incluya información relevante que a los técnicos de mantenimiento o logística les serviría tener. Por ejemplo, queremos saber qué tipo de activo es, en dónde está o a qué departamento pertenece. Así, podríamos proponer una fórmula de código básica para cualquier empresa:
Nombre de la Institución+Departamento+Grupo Contable o Tipo de activo+Ubicación y Responsable+ Descripción + Numeración
Esta fórmula se puede adaptar a las necesidades de cualquier empresa, cambiar datos o agregar otros, inclusive, se puede escribir en caracteres únicamente numéricos, únicamente alfabéticos o una combinación alfanumérica.
Pongamos un ejemplo para dejarlo más claro. Digamos que queremos codificar una computadora ubicada en el departamento de marketing de HTK-ID, que está a cargo de María Pérez en el primer piso. El código resultante sería así:
HTK-MKT-EI-MP1P-PC-1
Donde:
- HTK es el nombre de la empresa, HTK-ID.
- MKT es el área en el que se encuentra el activo.
- EI es el grupo contable del activo, equipos informáticos.
- MP1P es el nombre de la responsable y la ubicación del activo, María Pérez en el primer piso.
- PC es la descripción, computadora personal
- 1 es la numeración única de cada activo.
Una vez hecha la codificación de un bien, ya solo será cuestión de etiquetarlos ya sea con códigos de barras o como lo hace HTK-ID, con etiquetas RFID, que contienen todos esos datos de manera electrónica.
Quién debe codificar
Ahora, para hacer más efectivo el trabajo, lo recomendable es que si bien hay un responsable de inventarios para toda la empresa, cada área deberá codificar sus activos fijos de acuerdo a un formato que se les dará con anterioridad y en un tiempo determinado para cumplir con los plazos establecidos.
Esto agilizará mucho el proceso para todos y no deberá ser un pandemónium, que nos deje con dolor de cabeza.
Finalmente, debemos recordar que en los inventarios de activos fijos, deberá considerarse apropiadamente si las instalaciones o equipos instalados deben codificarse como un solo bien o por partes. Esta última sería la mejor opción, en caso de cambios de partes o el movimiento de las mismas, pues aún separadas podrán seguir siendo identificadas.