Características de una buena solución de gestión de activos fijos
Dado que la gestión de activos fijos suele requerir mucha precisión y minuciosidad, elegir una solución que permita obtenerlas es fundamental para su éxito. Pero ¿cuáles son las características que debe tener?
Es cierto que cada empresa tiene necesidades específicas de acuerdo al sector en que se desempeña y la forma en que desarrolla su negocio, y probablemente esto sea lo que defina finalmente cuál seleccionarás. Sin embargo, hay cosas comunes que toda solución debe ofrecer. Así que toma nota:
Automatización
Lo básico que debe tener una solución de control de activos fijos es que sea automatizada, porque de otro modo, es mucho más probable que existan errores en el recojo y manejo de la información y que el sistema sea totalmente ineficiente. Por esta misma razón, no es recomendable usar Excel con este propósito.
Actualización constante de la información
Del mismo modo, un sistema de gestión de bienes no circulantes, debe permitir la constante actualización de la información para posibilitar la trazabilidad de los activos durante toda su vida útil. Además debe ser accesible para que todas las áreas de la empresa puedan utilizarla para incluir la data pertinente.
Configurable
Como ya hemos dicho, cada compañía tiene necesidades y estructuras distintas, así que una gran ventaja para cualquier solución de gestión de activos fijos es que sea configurable, permitiendo agregar o eliminar responsables, activos, áreas involucradas o datos requeridos. También que permita personalizar los informes para realizar su análisis en las distintas áreas.
Seguro
Una característica muy importante, puesto que la gestión de activos maneja información sensible de la empresa, debemos asegurarnos que no pueda ser accesible a cualquier persona malintencionada de las muchas que pululan en la red en los últimos tiempos. Así que lo recomendable es fijarse en las configuraciones de seguridad que provea la solución de control de activos, como por ejemplo, poder asignar accesos al personal de acuerdo a sus funciones y grado de responsabilidad.
Usabilidad
Otra de las características básicas necesarias, es que si bien debe contar con la mejor tecnología para el control de activos fijos, no debe ser complicado entenderla y utilizarla para cualquier empleado de la empresa, en otras palabras, debe ser usable. Algunos proveedores de soluciones como HTK-ID, además proveen capacitaciones y un período de guía para su implementación en la empresa.
Que sea posible integrarla con otros sistemas
En las empresas suelen utilizarse diversos sistemas, aparte del de gestión de activos fijos, por ejemplo, los ERP. Por lo tanto, es una buena idea que la solución elegida posibilite la integración con esos otros sistemas, de manera que la planificación y toma de decisiones internas no se convierta en un pandemonium de información no organizada. HTK-ID, por ejemplo, tiene una tecnología que se puede integrar con cualquier sistema ERP.
Debe ayudar a realizar y gestionar inventarios
Una actividad importante de la gestión de activos fijos es el inventario, por esto, cualquier solución, debe incluirlo. Desde facilitar el recojo de la información, como en el caso de lectores de tarjetas RFID como los de HTK-ID, que pueden leer simultáneamente a múltiples bienes en pocos segundos, programar y planificar el inventario, hasta realizar su acta de entrega e informe final.
Debe controlar el mantenimiento
El mantenimiento es la actividad que interviene en los activos fijos durante casi toda su vida útil. Por esta razón, una solución debe contar con un apartado destinado a su gestión. De esta manera debe incluir herramientas que permitan el monitoreo de condiciones de operación y la predicción de fallas, posibilitando así una intervención oportuna para alargar su utilidad para la compañía.
Análisis
Finalmente, una solución de gestión de activos fijos debe, a través de sistemas de tecnologías como la inteligencia artificial, machine learning y el Internet de las Cosas, realizar el procesamiento y análisis de los datos recogidos de las actividades diarias alrededor de este tipo de bienes. Facilitando así, las decisiones de inversión, mantenimiento, operación, venta y descarte alrededor de los mismos.