Habitualmente las empresas e instituciones atraviesan cada cierto tiempo por procesos de inspección de sus cuentas y bienes. Sin embargo, un punto flojo sigue siendo la auditoría que se hace de los activos fijos. Primero porque existe un descuido en la gestión y control de este tipo de bienes. Segundo, porque no saben qué esperar de una auditoría y cómo afrontarla exitosamente. En este artículo responderemos a todo ello.
Qué es una auditoría
La auditoría es el proceso de verificar que la información que ofrece una institución se corresponde con la realidad, las actividades se han hecho de acuerdo a los planes y que ambas cosas se ajustan a las normativas legales.
Esta actividad se realiza de manera sistemática por una persona o grupo de personas distintas a quienes originalmente desarrollaron las operaciones sobre las que se investigará. Brindando al finalizar una opinión independiente y recomendaciones profesionales que deberán ser aplicadas para la mejora interna de la empresa.
Tipos de auditorías
Existen, en realidad, muchos tipos de auditorías. Aunque las más comunes son las financieras, también existen:
- Integrales
- De balance
- Externas
- Operacionales o gerenciales
- Jurídicas
- Gubernamentales, entre otras.
La clasificación depende de diversos criterios, como por ejemplo su alcance, quién la ejecuta, el tipo de institución sobre la que se desarrolla, etc.
La auditoría de activos fijos
Lo cierto es que la auditoría centrada en los activos fijos puede estar enmarcada en varios de los tipos anteriormente mencionados, al tener estos bienes influencia en muchos aspectos de la empresa, como en los estados financieros, operaciones, el balance, los tributos, etc.
Los objetivos de este tipo de inspecciones suelen ser:
- Comprobar que están valuados adecuadamente.
- Identificar el método de valuación y del cálculo de depreciación, así como la consistencia de los mismos.
- Verificar que están adecuadamente presentados en los estados financieros.
- Asegurarse de la existencia, uso y aplicación correctos de los activos.
Metodología
Algunas de las tareas que suelen realizar los auditores de activos están referidas a:
- Revisión analítica de costos, variaciones y razones financieras.
- Evaluación de los sistemas de control interno y de control de activos fijos.
- Verificar la propiedad, existencia e integridad, mantenimiento y descarte, valuación y depreciación de los bienes en cuestión.
- Revisión de pólizas de seguros de activos.
También se revisará que la empresa haya declarado todos los aspectos relevantes sobre los activos fijos que posee y cuente con la documentación que respalde cada actividad relacionada a los mismos.
Cómo afrontar la auditoría de activos fijos
Como señalamos, esta actividad suele tomar desprevenidas a las empresas, no obstante, hay tres recomendaciones básicas que deben seguir para responder con éxito a una auditoría de activos fijos:
- Archivar adecuadamente los documentos que justifican cada operación relacionada con esta clase de bienes.
- Implementar un sistema de control de inventarios, como el que ofrece HTK-ID, que permita identificar y conocer todas las características e información respecto de cada uno de los activos.
- Mantener este sistema actualizado, con información proveniente de inventarios periódicos.