Inventario de activos fijos post pandemia
El distanciamiento social necesario para frenar el avance de la pandemia de la covid-19 requirió que muchas dinámicas dentro de las empresas fueran modificadas sustancialmente. Entre ellas, la realización de inventarios de activos fijos. Los cuales, como ya hemos dicho en anteriores publicaciones son fundamentales para conocer el patrimonio de una organización.
Y si ya de por sí esta actividad era de las menos favoritas de las empresas en tiempos regulares. Es de esperar que haya sido de las más descuidadas durante las vicisitudes que nos trajo la pandemia. ¿Cómo retomar el rumbo entonces? ¿Cuáles de las prácticas adoptadas para hacer un inventario de activos fijos durante este periodo permanecerán? Aquí hacemos un repaso:
Los inventarios de activos fijos durante pandemia
Para empezar deberíamos hacer una lista de las situaciones en las que nos encontramos durante la realización de inventario de activos en esta etapa excepcional. Algunas de estas situaciones han sido comunes a todas las empresas, otras han sido producto de la resolución contingente de las necesidades:
- Activos fijos paralizados o subutilizados.
- Compras de bienes no circulantes que no fueron capitalizados a tiempo.
- Préstamos de activos fijos para la realización del home office.
- Cambios en el valor de mercado de los activos fijos.
- Ventas de activos fijos para obtener liquidez.
- Aplazamiento de inventarios.
- Cambio de la metodología de inventarios.
- Realización de inventarios de activos fijos de manera remota.
- Tercerización de inventarios.
Y probablemente hayan habido muchas otras situaciones que no hemos enlistado aquí porque fueron tan extraordinarias como lo fue el contexto en el que se desarrollaron.
¿Cómo inventariar cuando se acabe la pandemia?
Una vez resuelta la contingencia, retornando a una normalidad algo distinta a la que estábamos acostumbrados, debemos tener claro que -por más que no nos hubiera gustado- hay cosas que necesitamos cambiar. Y son las siguientes:
La relevancia del inventario de activos fijos
Algo que sucedió durante el periodo de urgencia sanitaria fue la necesidad de obtener liquidez por parte de las empresas para cumplir con sus obligaciones financieras. Y dadas estas circunstancias, muchas voltearon a ver a sus bienes inmovilizados para obtenerla.
Pero, como sabemos, en caso de venta de un activo fijo, es fundamental conocer su valor de mercado y eso solo se puede obtener con la información respecto a su vida útil, producción y depreciación. Toda la cual, es proporcionada gracias a los inventarios que son la base física de la contabilidad.
Es entonces que el siempre descuidado inventario, salió a relucir como una necesidad imperante dentro de las operaciones regulares. Muchas empresas lo notaron, pero otros factores -como la ausencia de personal que lo realice- impidió que pudiera realizarse en la periodicidad regular y frente a las contingencias de la inusual situación.
Ahora, que vamos hacia una nueva normalidad, debemos tener en cuenta que esta actividad es la base con el trabajo de activos fijos, los cuales, sostienen el quehacer de la compañía. Solo así estaremos preparados para afrontar eventos tan radicales como lo fue la expansión del coronavirus en el mundo.
La necesidad de la tecnología para realizar un inventario
Otra cosa que desnudó la pandemia en cuanto a inventarios es que no se pueden continuar haciendo de manera manual o usando una simple hoja de cálculo. Y es que aparte de la inexactitud de esa metodología, también resulta inapropiada en contextos donde la salud y seguridad del trabajador son esenciales.
Se requiere entonces poder ubicar a los activos aún cuando no se encuentren dentro de las plantas u oficinas de trabajo. También hacer inventarios con una menor cantidad de personas involucradas y en el menor tiempo posible. O -inclusive- hacerlos a distancia.
Para esto, hoy más que nunca es imprescindible prestar atención al desarrollo tecnológico que permite solventar estos cambios. Así, las empresas pueden optar por hacer uso de códigos de barras o QR. U otra tecnología, aún más eficiente, como las etiquetas RFID o los beacons, que utilizan el bluetooth para hacer seguimiento de los bienes. Estos dos últimos son ofrecidos por HTK-ID.
Hasta aquí la primera parte acerca de los cambios que afrontan los inventarios de activos fijos post pandemia. La próxima semana tendremos un nuevo artículo con más información al respecto.
Autor: Vanessa Graos Garnique