Mantenimiento y gestión de activos fijos: ¿Cuáles son sus diferencias y relaciones?
Suele pasar que la primera vez que se oye de gestión de activos fijos, la idea que se nos viene a la mente es ¿que no es lo mismo que mantenimiento pero con un nombre bonito?. Sí, inclusive cuando ya se conoce algo más, todavía hay quienes los confunden, porque sí hay muchas cosas en común entre los dos conceptos, pero también hay ciertas diferencias. Aunque lo cierto es que ninguno puede existir sin el otro, porque se retroalimentan constantemente para obtener el mejor aprovechamiento de los bienes no circulantes.
Diferencias
Partamos de las diferencias. Si recordamos, el concepto de gestión de activos, nos decía que “es una actividad que hace un seguimiento holístico del bien no circulante durante toda su vida útil para obtener de él el máximo beneficio para la empresa”, mientras que el mantenimiento son todas las actividades que se realizan para “extender la vida útil del bien, pero también que sus operaciones sean continuas, se desarrollen de manera óptima y no generen sobrecostos para la organización”. En base a esto, podemos encontrar algunas características que distinguen a una de la otra:
- Primero, mientras la gestión se enfoca desde distintos puntos de vista de los activos fijos (contable, financiero, tributario, administrativo, operativo, comercial), el mantenimiento se centra básicamente en su papel operativo.
- Segundo, y en consecuencia, la gestión de activos fijos se encarga de diseñar todas las políticas y planes que se relacionan con estos bienes, adecuándolos a las necesidades y estrategias de la compañía. Por su parte, el mantenimiento, implica actividades tecnológicas y físicas, así como el recojo de información.
- Tercero, los objetivos del mantenimiento suelen ser más específicos que los de la gestión que son generales.
Relaciones
Sin embargo, esas mismas cosas que las distinguen, hacen que la gestión de activos fijos y el mantenimiento sean interdependientes entre sí. De la siguiente manera:
- El mantenimiento es una de las actividades que se desarrollan para gestionar los activos fijos, siendo que las dos buscan obtener el máximo beneficio de este tipo de bienes.
- Precisamente, un mantenimiento adecuado, solo debe enmarcarse en los planes y políticas que la gestión de activos fijos ha establecido con anterioridad respecto al cuidado de los mismos. Esta determinará los KPIs que permitirán hacer una evaluación del trabajo en mantenimiento.
- Además, uno de los objetivos del mantenimiento es darle confiabilidad a los activos fijos, sin embargo, esta se construye desde el momento de su adquisición que suele estar enmarcada en las directrices establecidas por la gestión.
- Asimismo, la gestión de activos debe basarse en información para hacer el diagnóstico previo al establecimiento de objetivos, políticas y estrategias, así como para la retroalimentación que permitirá evaluar su efectividad. Y mucha de esta información suele provenir de la que se recoge durante el mantenimiento de los bienes no circulantes, también es gracias a esta actividad que se puede hacer el seguimiento de los activos durante las operaciones diarias, sin contar con un permanente rol consultivo para la gestión.
El Plan de Mantenimiento
Un plan de mantenimiento es el documento que condensa el trabajo de ambas áreas, pues establece las ideas base del trabajo, así como las tareas concretas que se desarrollarán para mantener el bien operativo, disponible y confiable, así como ahorrarle dinero a la empresa.
Trabajo conjunto
Como se puede ver, ambas -la gestión de activos fijos como el mantenimiento- tienen muchas más relaciones que diferencias (quizá por eso es tan fácil confundirlas), y una empresa que se prive del trabajo de alguna de las dos áreas puede no estar manejando adecuadamente sus activos, malgastando dinero y recursos.
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