Alta, transferencia y baja de activos fijos: Cuál es el procedimiento para registrarlas
Ya lo hemos visto, existen multiplicidad de movimientos de los bienes no circulantes. Algunos son comunes a todos los departamentos y, otros, a uno en específico. Pero, como sabemos, la gestión adecuada de estos activos no puede estar circunscrita a una sola área, toda la empresa debe estar involucrada en esto.
De ahí la necesidad de seguir los movimientos como el alta, la transferencia o baja de activos fijos, que si bien dos de ellos son movimientos contables, también lo son logísticos y, en cierta medida, operativos.
Puede que en este punto parezca complicarse todo alrededor de la gestión de activos fijos, pero para eso, están los diagramas de flujo de los que hablamos en el artículo anterior, que orientan cada paso que debe seguirse con los bienes desde que ingresan a la empresa hasta su salida. Para apoyarlos, se requiere un sistema informático que permita hacer ese seguimiento diario.
En HTK-ID proveemos un sistema que hace todo esto más fácil, aunque es cierto que existen muchos más en el mercado e, inclusive, cada empresa puede crear uno propio.
Los pasos básicos para registrar un movimiento de activos fijos
Sin embargo, antes de elegir cualquiera de ellos, es necesario conocer cuáles son son los procedimientos básicos deben seguirse cuando se trata de los movimientos de un activo fijo y que todos sistema debe contener:
- Solicitar. Para registrar cualquier tipo de movimiento, se debe empezar por elaborar un formato solicitando realizarlo. En este documento es importante anotar todos los datos relevantes del bien a ser movido y las razones para hacerlo.
- Autorizar la solicitud. El responsable de la ubicación del activo debe revisar que los datos llenados en el paso previo sean los correctos y que la razón para hacer el movimiento esté justificada. Finalmente, de ser el caso, autorizar su movimiento o rechazarlo.
- Autorizar la contabilidad. En esta parte del procedimiento interviene, una vez más, el departamento de contabilidad, que debe autorizar la venta, si es el caso. O si existe el crédito suficiente para autorizar la compra, si se trata de un alta. También debe asignar el valor monetario del activo.
- Autorizar el comprobante. Para el caso de las ventas, en este paso se autoriza el depósito. En el caso de las compras o altas, se autoriza el pago para la compra del activo.
- Generar el dictamen. Tan pronto es recepcionado el activo o cuando se vaya a dar de baja es necesario elaborar un documento donde se señale todas las características y el estado del bien.
- Generar datos adicionales. Si se necesita más información para identificar un activo, es en este paso cuando se recopila.
- Dar Visto Bueno. Para finalizar, una vez más se revisa toda la información previa para dar el pase al movimiento.
Quiénes se involucran en estos procedimientos
Como dijimos, los procedimientos para registrar los movimientos de activos fijos involucran a muchas áreas de la empresa, sino a todas y son variables de acuerdo a las necesidades. Sin embargo, de acuerdo a los pasos que señalamos anteriormente, hay roles comunes que se cumplen siempre en ellos:
- Solicitante
- Responsable de la ubicación de destino
- Dictaminador
- Jefe inmediato
- Autorizador corporativo
- Usuario de contabilidad
- Gerente de activos
- Administrador
Algunos de estos roles pueden ser fijos, como el usuario de contabilidad o el gerente de activos, y otros pueden adaptarse a cada movimiento y al área usuaria, como el solicitante o el responsable de la ubicación de destino.
No es un procedimiento fijo
Para finalizar, debemos recordar que el procedimiento para la alta, transferencia o baja de activos no debe ser algo rígido, sino que siempre debe estar en línea con las necesidades actuales de la empresa. Así como con la legislación que rige en cada territorio.
En HTK-ID somos conscientes de esto, por eso nuestro software de gestión de activo se ha adaptado y ahora es posible configurarlo de acuerdo al diagrama de flujo propio de cada organización.