Tipos de movimientos de un activo fijo
Cuando hablamos de movimientos de activos fijos, primero debemos recordar dos definiciones básicas, uno, qué es un bien no circulante y segundo, cuál es el objetivo de la gestión de activos.
Si hablamos de lo primero, los activos fijos son bienes que permanecen en la empresa a largo plazo, no tienen alta rotación. Por otro lado, lo segundo, su gestión busca seguirlos dentro de la misma, durante todo su ciclo de vida, desde su compra hasta su desecho, y procuran administrarlo de la forma más adecuada para el propósito de la organización.
En razón de ello, los tipos de movimiento de los activos fijos son muy distintos a los que pueden tener los circulantes, que entran y salen constantemente del almacén. En cambio, estos permanecen y su movilidad quizá requiera tanta o más atención que los corrientes.
Qué se consideran movimientos cuando hablamos de activos fijos
Establecido esto, entonces ¿qué se puede considerar movimientos cuando estamos hablando de activos fijos? Pues siendo bienes con una larga vida útil con mucho tiempo de permanencia en la organización, la definición es amplia, no solo hablamos de procesos físicos, sino también contables, funcionales, legales y administrativos.
Si aún no lo tienes muy claro, continúa leyendo para hacerte una idea de a qué nos referimos:
Movimientos contables
Este tipo de movimientos del activo fijo son los que se registran contablemente en los libros, no implican necesariamente un movimiento físico (aunque puede estar implícito).
Adquisición o compra
Cuando un activo es adquirido por la empresa, se considera un primer movimiento del mismo, no solo debe tener un registro logístico del mismo, sino, principalmente e inclusive antes de aquel, uno contable. En este se determinará si el bien será considerado como corriente o fijo, de acuerdo a las políticas de capitalización de la empresa.
Para hacer dicho registro, debe buscarse el valor razonable del activo, recurriendo a lo que la LISR establece monto original de inversión (MOI), que comprende:
- Los impuestos pagados por su adquisición o importación, a excepción del impuesto al valor agregado.
- Las erogaciones por concepto de derechos.
- Cuotas compensatorias.
- Fletes.
- Transportes y acarreos.
- Seguros contra riesgos en la transportación.
- Manejo.
- Comisiones sobre compras.
- Honorarios a agentes aduanales.
Y para automóviles también incluye el monto de las inversiones en equipo de blindaje.
La NIF C-6, agrega:
- Los costos de construcción, de ser el caso.
- Los intereses devengados por la construcción.
Enajenación, venta o baja
Este movimiento es el opuesto al anterior. Los activos fijos por diversas razones son enajenados o dados de baja en los libros contables. Entre ellas, pueden encontrarse:
- Por venta
- Por obsolescencia
- Por destrucción
- Por robo
Las enajenaciones se registran restando al MOI la depreciación acumulada hasta el momento y de ser necesario se le multiplicará por el factor de actualización. Y este resultado se disminuirá al valor de venta del activo para determinar la utilidad.
Depreciación o amortización
Como ya hemos comentado en capítulos anteriores, tanto la depreciación como la amortización son el registro contable de la pérdida de valor de un activo durante su ciclo de vida. La LISR establece los porcentajes aplicables para consideraciones tributarias, pero en lo financiero, es posible aplicar los diversos métodos explicados en el Boletín C-6, disponibles en este artículo anterior.
Mejoras a las inversiones
Otro movimiento que debe registrarse contablemente son las mejoras que se realizan a los activos fijos, lo que no incluye las labores de mantenimiento, sino que son un componente separado del monto de inversión inicial. Por ejemplo, si un activo fijo es una cámara fotográfica, una mejora a esta inversión sería comprarle un lente con funciones específicas. La razón es que ha incrementado el valor de dicho bien.
Contablemente, al ser un componente separado del costo inicial del bien, debe registrarse separadamente, teniendo una vida útil y depreciación distintas.
Movimientos físicos o logísticos
Este tipo de movimientos son los más básicos. Aquí se cuenta:
Traslado
Implican cambiar la ubicación del activo dentro de la empresa, ya sea cambio de departamento dentro de una misma oficina o de sedes, trasladándolo de un edificio a otro. El registro de este tipo de bienes puede ser manual o automático, y en este caso, la tecnología RFID o bluetooth (como las que ofrece HTK-ID) puede ser un buen aliado para el seguimiento del activo, facilitando todo el proceso.
Movimientos administrativos
Estos se refieren a movimientos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. Así:
Cambio de responsable
Ya sea por una reorganización, o por rotación del personal, ocasionalmente la empresa tiene que cambiar al responsable del activo fijo. Lo adecuado en estos casos, es generar un acta de entrega en el que las dos partes (quien deja los bienes y los recepciona) detallen cuáles son los bienes en custodia, así como los compromisos asumidos.
Mantenimiento
Este movimiento, a diferencia de los demás, requiere actividad por parte de los empleados de la empresa, más que meros registros documentarios, y se realiza con el fin de mantener operativo el bien dentro de la empresa y no influye en el valor del bien, aunque sí en su vida útil. Existen diversos tipos de mantenimiento, siendo los más usuales:
- Correctivo o Reactivo. Soluciona situaciones o problemas puntuales de la maquinaria, planta o equipos.
- Preventivo. Es un mantenimiento programado cada cierto tiempo para evitar fallas.
- Predictivo. Detecta signos en la maquinaria que indican un posible fallo futuro e intervienen antes de que suceda.
Movimientos legales
La particularidad de este tipo de movimientos es que implican un aval legal, generalmente a través de un contrato y la anuencia de un notario:
- Donaciones
- Traspaso
- Arrendamiento