Cómo realizar un acta de entrega de inventario de activos fijos
Si bien el inventario es útil como un elemento de gestión interna diaria, también sirve para realizar otro tipo de actividades alrededor de los activos fijos. Por ejemplo, en el caso de un traspaso de la empresa o de sus bienes a una institución externa, o a otra persona o área dentro de una misma compañía.
En estos casos, el inventario de activos fijos se convierte en un documento de mucho mayor importancia, inclusive ante la ley en algunos casos. Para todo ello, es necesario acompañar la documentación de un acta de entrega, de la cual hablaremos a continuación.
¿Qué es un acta?
Un acta es un documento que resume o certifica los acuerdos o temas tratados en una reunión, una negociación o una actividad determinada. Puede ser usada en distintos ámbitos tanto empresariales, educativos e inclusive, sociales.
No obstante, en este caso, nos centraremos en su uso con respecto a los inventarios de activos fijos, que en general suele ser en tres escenarios:
El acta de entrega y recepción de bienes
Este documento tiene un carácter interno y sirve para transferir la responsabilidad de un funcionario de la empresa a otro respecto a determinados bienes no circulantes. Por ejemplo, cuando un empleado renuncia al cargo de secretario, este y el reemplazante deberán firmar un acta de entrega de bienes.
El contenido de este documento deberá tener la fecha, nombre y cargo de ambas personas involucradas. Además debe anexar una lista con los activos fijos a entregarse, así como los siguientes detalles:
- Tipo de activo fijo
- Sub clasificación del activo
- El área o lugar específico donde se encuentra
- El estado del activo al momento de la transferencia.
Asimismo, debe contener una cláusula de responsabilidad donde se detallen las principales funciones y compromisos que asume el nuevo empleado a cargo.
Recuerda que este tipo de actas deben ser documentos comunes que deben estar a disposición de todas las áreas para poder mantener el control sobre los activos fijos. Gracias a ellas, podrás encontrar al responsable de determinados bienes, la solución a problemas cotidianos, asegurar su buen estado y a hacerle seguimiento durante las operaciones diarias.
El acta de entrega al finalizar un inventario
Tras el proceso de conciliación al terminar un inventario de activos fijos, lo conveniente será realizar un acta de entrega de finalización de este proceso. En ella debe constar el lugar, la fecha, la metodología, duración y el resultado del mismo, debiendo detallar:
- Cuántos bienes se contaron en el inventario.
- Cuántos activos faltaron. Es decir, los bienes que no se encontraron del listado previo.
- Cuántos activos sobraron. O, en otras palabras, los bienes que no estaban en el listado pero se encontraron en las oficinas.
Además, otra información a incluir en el acta es quiénes fueron los responsables del proceso y una valoración económica de los activos fijos levantados. Debe ir, también, anexada a la lista de bienes inventariados con toda la información y características de cada uno de ellos.
El acta de entrega de inventario para traspaso
Esta acta sirve para usos externos, para casos en los que por motivos de concesión, cesión en uso, donación, venta de la empresa o fusión se requiera de una lista detallada de aquello que va a cambiar de propietario.
Ambas partes muestran en el acta, satisfacción por lo entregado o recibido y dan conformidad al estado del inventario que será detallado de manera anexa. En algunos casos, también se requiere la aprobación de un notario, lo que le otorga una validez legal al documento, aparte del valor contractual que ya tiene para las partes.
Ahora ya conoces para qué son útiles este tipo de actas en el inventario y sobre todo en el control y gestión de activos. Si quieres descargar un modelo de acta de entrega de entrega y recepción de activos fijos, te recomendamos que llenes tus datos en el formulario de abajo para poder adquirirlo gratuitamente.