Procedimiento para levantamiento de inventario de activos fijos
Hasta este punto hemos desarrollado la preparación para un inventario. Ahora vamos a la práctica, pero debemos tener en cuenta que este documento será la base de lo que será posteriormente nuestra gestión de activos y cómo no, también del trabajo contable de la empresa.
Un solo dato erróneo podría hacer que se estime mal el precio de un producto, el valor de las acciones, se retrase la producción o nos genere una sanción económica por parte del estado, como consecuencia de una declaración de impuestos errónea. Así que, cumplir con precisión y minuciosidad con todos los pasos del procedimiento de levantamiento de inventario de activos fijos es primordial para evitar todos estos problemas.
Formas de realizar un inventario de activos fijos
Hay diferentes maneras de desarrollar un inventario de activos fijos y cada una sirve a un propósito específico, que conoceremos a continuación:
Inventario de pared a pared
Este inventario es el más minucioso y sistemático, pues recoge toda la información de todos los activos fijos que posee la empresa yendo, literalmente, de pared a pared. Gracias a esta forma de levantar la información, se puede contar con una especie de “mapa” de los bienes no circulantes. Sin embargo, suele demandar demasiado tiempo para la empresa.
Es una forma de inventario que debe realizarse obligatoriamente, si se trata de la primera vez que se desarrolla esta actividad.
Inventario por excepción
En este caso, el inventario se hace solamente levantando la información de los activos fijos que no se han usado recientemente, los que sí se considera que existen y se encuentran están en buen estado. Por ejemplo, si se trata de una empresa de textiles, se contarían las máquinas remalladoras que no se han usado para coser en una semana y las que sí, no se contarán.
Su utilidad es para los casos en los que se quiere contabilizar un departamento o un subgrupo de activos, pero no lo es para cuando se quieren conocer todos los bienes de una empresa.
Inventario de muestra aleatoria
La forma de realizar un inventario de muestra aleatoria es muy similar a realizar una investigación, porque no se recoge la información del universo de todos los bienes, sino de una muestra de los mismos. Eso sí, debe ser una muestra significativa, válida estadísticamente y aleatoria.
Luego, los datos obtenidos de esta muestra se extrapolan a la totalidad de los bienes. Por ejemplo, si los resultados señalan que un 15% de los activos evaluados se encuentran en mal estado, lo mismo se considerará para el total: hay un 15% de activos en mal estado.
Se puede utilizar esta metodología, por ejemplo, cuando se trata de una auditoría interna.
Cómo hacer un inventario de activos fijos
Los pasos para realizar un inventario son en realidad bastante simples. Solo hay que seguirlos literalmente:
- Como dijimos en un artículo anterior, deben haber dos personas al mando, el gerente de logística y el de contabilidad. Pero los encargados de ejecutarlo serán dos empleados de cada área de la empresa.
- Ellos tomarán la lista de bienes del departamento (elaborada con anterioridad) y comenzarán a contrastarla con los bienes que encuentren por medio del método de barrido, que se realizará de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
- No solo se comprobará visualmente la existencia del bien, sino que se verificará que estén correctamente etiquetados y las condiciones en las que se encuentra. De ser necesario se tomarán fotos para evidenciar algunos defectos.
- Si el inventario se hace manualmente, será necesario realizar el levantamiento de información dos veces, una por cada uno de los encargados de la tarea en el departamento, de manera independiente. Para evitar confusiones pueden colocar stickers en los activos fijos, que serán marcados cada vez que sean contabilizados.
- Cada vez que se compruebe que sí se encuentra un bien en la ubicación estimada, se marcará en una lista manual y se anotarán todos los detalles. Posteriormente se trasladarán a una tabla de Excel o a cualquier software similar.
- Si se utiliza una tecnología como el RFID, no será necesario hacer doble conteo, ni marcar los bienes ya contados, porque con ayuda del lector de etiquetas, el aplicativo Inventory+ y la web AssetsApp, todo se comprobará y guardará inmediatamente.
- Tras los dos primeros conteos, se deberá recurrir a contrastarlos y si hay incongruencias entre ambos, se hará un tercer conteo con los empleados a cargo del inventario, si se encuentran otras diferencias no contempladas en los anteriores, se contará una cuarta vez acompañados del departamento de Control Interno o Auditoría, y estos resultados serán los definitivos.
- Al terminar, todos los responsables del inventario firmarán un acta de finalización del mismo.