Contabilización del activo fijo: Cómo reflejar sus movimientos
La contabilización del activo fijo, es quizá uno de los procesos más complicados que cualquier empresa debe hacer como parte de su gestión. Pues es constante, requiere adecuación continua y ajuste a la ley, lo que quizá otras tareas relativas al manejo de estos bienes no requieran.
Y dentro de las actividades contables relacionadas al activo fijo se encuentra el registro de sus movimientos dentro de la empresa. Sobre cómo hacer esto, lo explicaremos a continuación.
Tipos de movimientos
Como dijimos, aunque los bienes fijos se mantengan durante un largo tiempo en la empresa, eso no impide que, tengan movimientos como parte de su vida útil. Los dos básicos para la contabilidad de libro mayor son los siguientes:
- Adquisición o compra
- Enajenación, venta o baja
Sin embargo, la LISR y el Boletín C-6 adicionan dos movimientos más:
- Depreciación o amortización
- Mejoras a las inversiones
Pero pueden, asimismo, darse otro tipo de movimientos como:
- Donaciones
- Traspaso
- Arrendamiento
- Mantenimiento
Cómo hacer el asiento contable según el movimiento
Ahora, nosotros nos centraremos en los cuatro primeros movimientos, porque son los básicos y los que las leyes y la normativa contable nos exigen.
Adquisición o compra
Aquí se parte desde dos de los principios de la contabilidad, el de devengación contable y el de valuación. El primero reza que <<las transacciones (…) se reconocen en su totalidad en el momento que ocurren, independientemente de la fecha de su realización>>.
Mientras el segundo dice <<Los efectos financieros derivados de las transacciones, (…) deben cuantificarse en términos monetarios, con el fin de captar el valor económico más objetivo de los activos>>.
En resumen, para contabilizar la adquisición de un activo fijo, debemos hacerlo en el momento que éste ingresa a la empresa, buscando encontrar su valor más objetivo. Pero, además, si consideramos lo dicho en ¿Por qué capitalizar un activo?, también debemos incluir todos los costos incurridos para ponerlo operativo.
De esto nos habla la LISR, en su artículo 31, refieriéndose al monto original de inversión (MOI), que comprende:
- Los impuestos pagados por su adquisición o importación, a excepción del impuesto al valor agregado.
- Las erogaciones por concepto de derechos.
- Cuotas compensatorias.
- Fletes.
- Transportes y acarreos.
- Seguros contra riesgos en la transportación.
- Manejo.
- Comisiones sobre compras.
- Honorarios a agentes aduanales.
- Y para automóviles también incluye el monto de las inversiones en equipo de blindaje.
La NIF C-6, agrega:
- Los costos de construcción, de ser el caso.
- Los intereses devengados por la construcción.
Entonces la suma de todos estos costos debe reflejarse en el libro contable diario para saber el coste de adquisición de un determinado activo fijo.
Enajenación o venta
Por otra parte, la venta, enajenación o baja de los activos se contabiliza teniendo en cuenta también las consideraciones de la LISR y la NIF C6. Y teniendo como referencia a la NIF C15 y la NIC 18.
Así, el artículo 31 de la LISR indica que <<cuando el contribuyente enajene los bienes o cuando éstos dejen de ser útiles para obtener los ingresos, deducirá, en el ejercicio en que esto ocurra, la parte aún no deducida>>. Pero para aquellos que no tengan valor residual en el mercado señala que << el contribuyente deberá mantener sin deducción un peso en sus registros>>.
La CINIF en su Boletín C-6, adiciona que debe registrarse en los libros <<la utilidad o pérdida derivada de la baja, la cual debe determinarse como la diferencia entre el valor razonable de la contraprestación recibida que en su caso se obtenga por la disposición y el valor neto en libros más los costos de remoción y disposición>>.
De este modo, las enajenaciones se registran restando al MOI la depreciación acumulada hasta el momento y de ser necesario se le multiplicará por el factor de actualización. Y este resultado se disminuirá al valor de venta del activo para determinar la utilidad.
Depreciación o amortización
Sobre el asiento contable de la amortización y depreciación ya hemos publicado sendos artículos relativos al tema. En ellos puedes encontrar todo sobre los métodos de depreciación contemplados por la NIF C-6, así como los porcentajes estimados por la LISR.
Mejoras a las inversiones
Las mejoras al activo son definidas por el artículo 36 de la LISR como <<Las reparaciones, así como las adaptaciones a las instalaciones>>. Sin embargo, esto excluye el mantenimiento o actividades de conservación.
El Boletín C-6, aclara más este concepto diciendo que son adaptaciones o mejoras que tienen como efecto una prolongación de la vida útil del activo o incrementar su valor. Estas deben registrarse como un componente separado del costo inicial del bien y por lo tanto contabilizar su vida útil, depreciarse y darse de baja de diferente manera.