El peor error que puede cometer cualquier compañía es creer que todo lo hace bien. La verdad es que todos cometemos errores, y si hablamos de gestión de activos fijos toda empresa ha cometido al menos uno de los que nombraremos aquí.
Pero lo bueno es que siempre se pueden corregir. Y si estás leyendo este contenido es porque tienes la intención de hacerlo. Aquí te daremos un recorrido por los errores más frecuentes en la gestión de activos fijos:
No entrenar al personal
El personal es importante en cualquier tipo de actividad que desarrolle una institución. En el caso de la gestión de activos fijos, deberá ser capacitado no solo para el desarrollo de inventarios, sino para hacer el mantenimiento y la administración de este tipo de bienes.
Porque si el personal no conoce tanto las políticas de gestión de activos fijos de la empresa, como las funciones y características específicas de los bienes que tienen a cargo, difícilmente podrán colaborar en hacer más eficiente su manejo.
Gestionar todos los bienes de la misma manera
Cuando hablamos de la clasificación de los activos fijos, señalamos lo importante de aplicar una gestión adecuada a sus características individuales. Porque no es lo mismo, por ejemplo, hacerle mantenimiento al mobiliario que a la maquinaria.
Recuerda algunas claves de gestión:
- Los terrenos no se amortizan y con el tiempo ganan valor.
- Los inmuebles, el mobiliario, la maquinaria, las instalaciones técnicas, equipos informáticos y los vehículos tienen una vida útil estimada y deben depreciarse anualmente.
- El valor de las maquinarias e instalaciones técnicas puede ser determinado también por la suma de sus partes. Requieren mantenimiento constante.
- La vida útil de maquinarias, equipos informáticos e instalaciones técnicas está determinada por su tiempo de uso y su obsolescencia tecnológica.
No tener la información del activo fijo completa
Este error puede acarrear sanciones económicas estatales. Pues la información sirve para sustentar el valor económico del bien y, por lo tanto, para el cálculo de impuestos. Por esto, es necesario que todos los documentos de compra-venta, alquiler, donación o movilidad sean correctamente archivados por la empresa.
Por otra parte, también debe incluirse la información que proviene de los inventarios y mantenimientos. Es necesario mantener una constante actualización de la misma para utilizarla en el momento necesario. Ya sea para decisiones administrativas o financieras (como inversiones o créditos).
Captura errónea de la información
El procedimiento de levantamiento de inventarios de activos fijos, tanto como con el registro de sus movimientos, el cálculo de impuestos y aranceles, y toda la información referente al bien deben ser muy minuciosos.
Porque un dato mal consignado originará una cadena de información errónea que puede dar al traste con los objetivos de la gestión de los activos fijos. Echando por tierra todas las demás actividades hechas en esa dirección.
Una solución puede ser involucrar tecnología como el RFID que hace este proceso mucho más exacto.
No depreciar contablemente los bienes no circulantes
No hacer la depreciación contable de los activos fijos de acuerdo a su tiempo de uso y desgaste, hará que pagues más impuestos. Porque a mayor valor patrimonial, mayores impuestos.
En este apartado podemos incluir los errores que se cometen en el cálculo de la depreciación. Si bien existe una tasa de depreciación aproximada estipulada en la Ley sobre el Impuesto a la Renta, esta no es todo lo que se debe considerar. Existen diversos métodos para calcular el monto de depreciación anual de un bien y deben tenerse en cuenta además otros factores como los revalúos hechos al bien o su valor residual.
No tener trazabilidad de la información
Suele pasar que los datos operativos no se concilian con los contables, o los de mantenimiento, con los administrativos. Esto suele ser un gran problema. Porque una gestión que no maneja adecuadamente la información y no la comparte con todas las áreas involucradas de la empresa, difícilmente podrá llevar a cabo una tarea efectiva. Es probable que las inconsistencias salten aquí y allá, haciendo más difícil el trabajo de todos.
Hacer el control de activos fijos en Excel
Finalmente, conociendo la necesidad de exactitud y minuciosidad en la gestión de activos, hacer el control de activos usando Excel, resultará en un trabajo tedioso y con un resultado poco útil.
Por esta razón, por ejemplo, el Decreto para el Fomento de las IMMEX, indica como una obligación de las empresas pertenecientes al programa, el contar con un sistema de control de activos automatizado tal como el que ofrece HTK-ID.