Pérdidas, maquinaria en mal estado, sanciones estatales por cálculo erróneo en las cuentas anuales, compra innecesaria de activos con los que ya se cuentan. Todas estas son situaciones demasiado comunes en las empresas que podrían solucionarse con una adecuada gestión de un sistema de activos fijos.
Sin embargo, esta suele ser una de las últimas preocupaciones de las empresas. Por eso, en este blog ya hemos hablado sobre qué son activos fijos, el diagnóstico y los indicadores que debemos tener en cuenta para su gestión. Ahora vamos a ver por qué esta tarea debería ser prioritaria para todo tipo de organización.
Qué es la gestión de activos fijos
Primero, definiremos que la gestión de activos fijos es una actividad que hace un seguimiento holístico del bien no circulante durante toda su vida útil para obtener de él el máximo beneficio para la empresa.
Así, dentro de la gestión de activos fijos, se incluyen procesos como la planificación, el desarrollo de las operaciones, el mantenimiento, y la administración de las finanzas de la compañía.
Por esta razón, la gestión de activos fijos suele desarrollarse en 5 fases:
- Diagnóstico. Como primer paso, la empresa necesita recabar toda la información sobre los activos que posee y contrastar su actual sistema de gestión con estándares acerca del tema. Por ejemplo, con la norma ISO 55002:2018.
- Establecimiento de objetivos, políticas y estrategias. Con la información obtenida en la fase anterior, se determinan los objetivos, así como un modelo de gestión de activos fijos, las políticas organizacionales, estrategias e indicadores que se utilizarán para implementarlo y medir la efectividad de las acciones desarrolladas.
- Adaptación de la estructura organizacional. En esta fase se programan actividades, se identifican responsables y se adaptan procesos para cumplir con el modelo elegido.
- Implementación y operación. Durante esta etapa se implementa todo lo desarrollado a lo largo de las anteriores fases del proceso de gestión como por ejemplo, los planes de mantenimiento o de control del activo fijo.
- Retroalimentación. Esta fase debe ser realizada constantemente y consiste en medir qué tan efectivas están siendo las políticas. También se debe analizar la información obtenida con respecto a su implementación y verificar que todo el proceso sea confiable.
Acabadas estas fases, el ciclo de gestión vuelve a iniciar continuamente.
¿Por qué es importante?
Como ya hemos dicho, los activos fijos se utilizan para producir otro tipos de bienes y valores. De esta manera, con toda la información obtenida durante el proceso de gestión, es posible sacarle el máximo provecho a los activos a lo largo de su vida útil. Incidiendo en tres aspectos fundamentales de la empresa:
- Financiero: Ayuda a tomar mejores decisiones de inversión y a incrementar el retorno de la inversión hecha en los activos fijos. Además contribuye a mejorar el valor de las acciones de la empresa.
- Permite optimizar la política fiscal de la empresa, mejorar las declaraciones de impuestos al dar de baja activos cuya vida útil ha concluido y al hacer las depreciaciones, amortizaciones más exactas.
- Posibilita la continuidad operativa al incidir en el mantenimiento y disminución de las fallas. Además, contribuye a una mayor eficacia en su desarrollo porque mejora la calidad de los bienes o servicios brindados, mejora la productividad y reduce el riesgo de pérdidas o robos.
Cómo contribuye la automatización a la gestión de activos
Tal como se puede ver, este proceso es exhaustivo y minucioso. Requiere de mucho análisis y trabajo físico del elemento humano de la empresa. Por ello, tal vez, es que suele ser abandonado fácilmente.
Sin embargo, es posible hacerlo todo más fácil (y más exacto también) utilizando sistemas automatizados de control de activos fijos. HTK-ID, por ejemplo, utiliza el RFID, la tecnología de inteligencia artificial, big data y el internet de las cosas para recabar, almacenar y administrar toda la información de este tipo de bienes durante todo su ciclo de vida útil.