Una gestión a ciegas va en un camino seguro al precipicio. Por esta razón, la luz que la debe guiar es la información. Y si se trata del control interno de activos fijos, con mucha más razón.
Ya hemos hablado de la importancia del diagnóstico como primer paso de cualquier gestión de activos fijos, pero este también tiene unos pilares de información sobre los que debe desarrollarse y esos son los indicadores, o como actualmente se llaman: KPIs.
¿Qué es un KPI y para qué sirve?
KPI es un acrónimo en inglés de Key Performance Indicator, o en español, indicador clave de rendimiento y sirve para medir -a través de números o en porcentaje- cómo se desarrollan distintos procesos de la empresa.
Las decisiones empresariales suelen estar basadas en los KPIs, porque miden el cumplimiento de los objetivos y, como ellos, suelen tener estar orientados por la metodología SMART, siendo:
- Específicos (Specific)
- Medibles (Measurable)
- Alcanzables (Achievable)
- Realistas (Realistic)
- Con un tiempo específico (Timely)
KPIs para el control interno de activos fijos
En realidad, los KPIs para la gestión de activos fijos de una empresa son muy variados y numerosos. Porque un adecuado control sobre este tipo de bienes debe ser integral, abarcando aspectos como las finanzas, los recursos humanos y el impacto sobre las operaciones de la empresa.
Pero la selección de unos indicadores sobre otros depende del enfoque de la empresa. Y existe alrededor del tema mucha bibliografía variada, destacando como estándares los que se basan en la metodología del Balance Scorecard, la normativa española UNE-EN 15341:2020 y las ISO 55002:2018 y 55010.2019.
Tipos de KPIs de activos fijos
A pesar de la amplitud del tema, podemos agrupar a los KPIs de gestión de activos fijos dependiendo de aquello que miden, así por ejemplo:
Técnicos y funcionales
Se relacionan al mantenimiento y funcionamiento de los activos. Dentro de este grupo se pueden encontrar:
- Tiempo promedio para fallar (MTTF). Cuantifica el período promedio en que un bien puede ser usado sin presentar fallos ni requerir mantenimiento.
- Tiempo promedio para reparar (MTTR). Mide el promedio de tiempo que le toma a la empresa reparar un bien, es decir el tiempo que el bien permanecerá fuera de operación.
- Tiempo promedio entre fallos (MTBF). Este indicador promedia el tiempo de funcionamiento de un activo entre su última reparación y una nueva avería. Es utilizado generalmente en maquinaria.
- Frecuencia de fallos (FF). Mide la frecuencia en la cual falla un activo fijo.
- Disponibilidad. Este KPI representa el porcentaje total del tiempo que un bien puede ser utilizado por la empresa.
- Confianza. Indica cuánta probabilidad hay de que un activo fijo pueda funcionar adecuadamente. Mientras menos averías tenga, más confianza se puede tener en él.
- Criticidad. Para cuantificar este indicador se miden tanto la disponibilidad, como el costo de cada bien, identificando cuál es más crítico para la empresa.
Financieros
Este tipo de KPIs se refieren al valor económico del activo fijo para la organización. Algunos son:
- Retorno sobre la inversión (ROI). Con este KPI la empresa puede cuantificar el beneficio de haber invertido en determinado bien o grupo de bienes.
- Retorno sobre el Capital Empleado (ROCE). Este es un índice que promedia la rentabilidad neta sin afectaciones (intereses o impuestos) entre el capital empleado para operar.
- Valor Económico Agregado. Es la cantidad de dinero que excede después de descontar costes, gastos e impuestos.
Dentro de estos KPIs también se pueden incluir todos los relacionados a los costos que implica la adquisición, mantenimiento, pago de personal y las pérdidas por un mal funcionamiento.
Organizacionales
Esta clase de KPI’s tienen que ver con procesos que soportan la estructura organizacional de la empresa, tales como los recursos humanos, la seguridad y salud en el trabajo, competencias, y la tecnología.
Cómo usar eficazmente los KPIs de gestión de activos fijos
Ahora bien, tener tantos indicadores a disposición no siempre implica su buen uso. Muchas empresas cometen el error de seleccionarlos al azar, para luego tener una avalancha de información con la cual no saben qué hacer.
Sin embargo, te daremos algunas claves para que el uso de KPI’s sirva eficazmente a la gestión de activos fijos de tu compañía:
- Selecciona KPIs en base a los objetivos y estrategias, no a actividades.
- Asegura que la información brindada por los KPIs sea de calidad y confiable.
- Basa siempre tus decisiones en la información de los KPIs.
- Haz evaluaciones regulares, permanentes. Utiliza los KPIs para mantenerte constantemente informado de cómo va tu empresa.