Las múltiples funcionalidades que proporciona Excel lo han elevado como una herramienta multitasking y casi omnipresente en las diversas áreas de una empresa. Sin embargo, aunque en cierto nivel puede llegar a ser útil para realizar inventarios, en un punto determinado, ya no resulta el mejor formato para llevar el control de los activos fijos.
¿Por qué Excel no es el mejor formato para llevar el control de los activos fijos?
Suele suceder que cuando el tamaño de las compañías es considerable, el inventario de maquinaria y otros activos fijos se alarga hoja tras hoja de cálculo. Resulta un mamotreto, difícil de leer y, sobre todo, de manejar.
Podría decirse que este es el momento en el que la gestión de activos fijos comienza a descuidarse y el levantamiento de los mismos se convierte en algo tedioso, que nadie quiere hacer.
Pero esta no es la única falla de Excel en el control de activos:
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- El inventario se realiza manualmente. Porque no puede complementarse con otro tipo de tecnologías. A diferencia de otros software, como Inventory+ de HTK-ID, que recaba automáticamente la información proveniente de etiquetas inteligentes y escáneres.
- Requiere personal especializado. Si bien, algunas de sus funciones son fáciles de usar para cualquier persona. Hay otras, por ejemplo aquellas que requieren fórmulas o macros, que demandan a personal altamente capacitado. Y una continuidad del mismo, porque inclusive entre un empleado y otro, es posible realizar distintas configuraciones en la hoja de cálculo.
- No es seguro. Dado que no requiere identificación y no cuenta con distintos niveles de permisos, resultaría relativamente fácil para cualquiera modificar un archivo e inclusive, robar la información sensible de la empresa.
- Pocas veces es compatible con otros software. La mayoría de empresas, maneja al menos un tipo de software especializado (ERP, CRM, etc.) en el cual sería muy útil contar con la información del inventario. Pero trasladarla desde Excel resulta muy complicado.
- Reportes demasiado complicados. Aunque ciertamente en Excel se pueden seleccionar determinadas filas y columnas para mostrar u ocultar para hacer un reporte, no es tan específico y requiere mirar a detalle la información para seleccionarla.
- La información no está muy disponible. Para consultarla hay que acudir al hardware en el que se encuentra almacenada. También es posible acceder en la nube, pero si algún dato se modifica en un espacio u otro, dicha actualización no será visible para todos.
Como alternativa a Excel para el inventario de activos fijos, las empresas pueden recurrir a la solución de identificación inteligente de HTK-ID, que da respuesta a todos estos problemas.