Muchos empresarios cometen el error de ver el inventario de activo fijo, como una simple herramienta para el control del patrimonio, apuntando especialmente a la prevención de robos y daños. Sin embargo, es mucho más que eso. Es una ventana al crecimiento de la compañía, pues permite tomar mejores decisiones. Te contamos a continuación por qué debes ver el inventario como un aliado.
Inventario de activos fijos, mucho más que una herramienta para el control
Una de las principales actividades en el control del patrimonio de una empresa es el inventario del activo fijo, es decir, de los bienes tangibles de ésta, sean propiedades muebles e inmuebles, maquinarias, vehículos, entre otros. Su correcta ejecución hace posible que cuentes con una base de datos bien organizados y actualizados de los bienes. Y esto, más allá de permitir un control patrimonial, es una eficaz herramienta para la toma de decisiones basadas en la información real y actualizada.
El inventario de activos fijos es un recurso que te permite verificar la disposición de los bienes dentro de la empresa, su estado y funcionamiento, además de la recolección de información gerencial para la implementación de controles por unidad, local, entre otros. Los bienes reciben sistema de identificación (código de barra, QR o RFID en el mejor de los casos) –según los sistemas que se utilicen para efectuar el inventario– que te permitirá saber dónde están, en qué estado, cuándo deben recibir mantenimiento y mucho más.
Si eres empresario o gerente, comprenderás entonces que una completa base de datos –disponible todo el tiempo—es una rica fuente de información para tomar decisiones de crecimiento, cambios en la producción, así como la venta de bienes obsoletos o cambios para la mejora de los diversos procesos que se llevan a cabo dentro de la compañía.
Otros motivos para tener un inventario de activos fijos actualizado en tu empresa
Pero el crecimiento no es el único motivo por el cual mantener un inventario del activo fijo actualizado dentro de la compañía. También existen aspectos de organización, como la rápida localización de un determinado bien, la implantación de políticas de procedimientos y de gestión de los bienes, que reducen las pérdidas por un uso incorrecto, falta de mantenimiento o robos.
Además, no debemos olvidar los aspectos fiscales y contables, que aseguran la credibilidad de los valores publicados en el balance patrimonial. Asimismo, facilita la adquisición de seguros y garantías para préstamos bancarios.
Muchos empresarios cometen el error de relegar la realización de un inventario de activos fijos pues están muy ocupados en el funcionamiento general de la empresa, la producción, la búsqueda de nuevos mercados, los recursos humanos, etcétera. Esto es muy comprensible. Pero no toman en cuenta que existen compañías especializadas en el tema, que de manera rápida y segura efectúan esta tarea.
La correcta realización de inventario de activos fijos es, sin duda, una inversión para la toma de mejores decisiones, así como una buena gestión de los bienes y recursos, haciendo posible el crecimiento de tu empresa.