Dependiendo del tamaño de una empresa, tener el control sobre los activos fijos no es una cuestión sencilla y, por ende, no se puede dejar en manos de cualquier inexperto. Es que no se trata de tomar un cuaderno y con él tomar nota de lo que posee la empresa. Incluye mucho más y a continuación te lo contamos.
El control de activos fijos, asunto para los que realmente saben
Llevar un inventario de tus activos fijos es un asunto serio pues implica conocer dónde y en qué estado están los objetos propiedad de la empresa. En una empresa pequeña tal vez no sea una tarea demasiado engorrosa, aunque mal efectuada puede acarrear consecuencias negativas, como por ejemplo la pérdida o deterioro de maquinaria. Y si hablamos de una empresa grande, el asunto es aún más serio pues estamos hablando de activos que van desde mobiliario hasta vehículos, lo que puede incluir aviones.
Es que los activos fijos incluyen las herramientas, maquinarias, transportes, instrumentales de todo tipo, así como los activos retornables y de tipo electrónico, y bienes muebles e inmuebles. Por eso, sea grande o pequeña tu empresa, es mejor dejar el asunto en manos de los que realmente saben realizar un inventario de los activos fijos.
Existen varios beneficios de llevar un correcto control de activos fijos, pero nos centraremos en dos muy importantes: los financieros y operativos. En cuanto a los beneficios financieros, debes saber que el inventario permite llevar adelante información cruzada con los estados financieros. Además, considerar su depreciación según el tipo de activo y efectuar una adquisición equilibrada según sus usos y requerimientos. Toda esta información actualizada es útil en caso de cualquier siniestro, solicitudes de préstamos, cálculos de impuestos, y pagos de seguros.
En cuanto a los beneficios operativos, permite tener información certera de los activos, como su ubicación, estado y personal responsable a su cargo. Además, conocer su vida útil estimada y real, su trazabilidad, períodos de mantenimientos y reparaciones, así como transferencias y cualquier movimiento que se haya efectuado de cada activo fijo.
Llegó la hora de estar actualizados en cuanto al inventario de activos fijos
Como en cualquier otro aspecto del mundo empresarial, el inventario de activos fijos no escapa al avance en cuanto a tecnología. Sin embargo, lamentablemente, algunas empresas que se autodenominan especialistas en la materia utilizan los códigos de barra para el control de los activos fijos, cuando esto ya es obsoleto. Hoy existen otras tecnologías y software aplicados a realizar esta tarea.
Es que el código de barra tiene sus inconvenientes, como por ejemplo que el proceso es manual en la mayoría de los caso y eso lo enlentece considerablemente. En una empresa de gran porte, esto implicaría mucho tiempo. Asimismo, tienen que ser leídos uno por uno, lo que también requiere de extenso tiempo.
Además, infelizmente, el código de barra es ya fácil de falsificar debido a que la etiqueta es colocada en la parte exterior de los objetos, a la vista de todos. Y también se rompen o borran, generando una serie de inconvenientes al momento de su lectura.