Tal vez se hayan escrito ríos de tinta sobre cómo realizar un inventario de los activos fijos en una compañía y a esta altura te estés preguntando si hay algo que garantice el eficaz control. Y sí, felizmente hay pautas que te permitirán tener la certeza del éxito en esta vital tarea para la vida de tu empresa.
Algunos aspectos que no debes olvidar sobre el control de activos fijos
Debes considerar que las inconsistencias en los registros contables y de control de activos físicos generan dudas sobre el patrimonio de la empresa, lo que afecta la credibilidad de ésta y sus gerentes. Es que cuando no hay control no se puede identificar lo que está siendo desviado y desechado, no permitiendo la identificación de las pérdidas.
Además, el control sobre los activos fijos de una empresa previene o mitiga las pérdidas, incluidas las sanciones tributarias. Como dice el popular dicho, más vale prevenir que lamentar. Por eso es tan importante que el inventario sea eficaz.
Asimismo, debes tener presente que esta tarea no debe ser realizada por cualquiera, sino que es fundamental contar con una persona o empresa idónea para la tarea. Cada empresa tiene sus particularidades y quien efectúe el inventario debe tener en claro esto. Recuerda que no es lo mismo tomar datos físicos de los activos de una pequeña escuela, donde encontrarás fundamentalmente muebles y equipos informáticos, que efectuar el control de los activos fijos de una gran empresa textil, por mencionarte solamente un ejemplo. Además, un inventario requiere conocimiento del tipo de negocios o proceso de producción que la empresa lleva adelante.
Pautas para el eficaz control de los activos fijos
Para garantizar un proceso eficaz de control del activo físico, debes tener como base las observaciones que a continuación te pasamos a contar.
En primer lugar, debes implementar y mantener el control individualizado de los bienes de capital, con el uso de placas de identificación con logotipo de la empresa (RFID; es una gran opción tecnológica, idónea para procesos rápidos y asertivos). También hacer un seguimiento de los bienes de la compañía, así como el departamento y su ubicación.
Asimismo, es fundamental aplicar un programa de promoción de la celosa aplicación, mantenimiento y conservación de los bienes de la empresa. Además, no debes olvidar el control sobre los bienes instalados y mantenidos en poder de terceros.
Otra de las pautas que te garantizan la eficacia en el control de los activos fijos es el desarrollo e implementación de una rutina de inventario físico periódico, así como de la periódica revisión del estado de los elementos que integran el activo de la compañía.
En tanto, desarrollar e implementar una norma de procedimientos eficaces que presenten las instrucciones y directrices de manera clara para la aplicación de las mejores prácticas de control de los activos fijos, es también otra de las observaciones.
No olvides entonces estas observaciones a tener en cuenta para que el control de los activos fijos de tu empresa sea eficaz y no tengas que lamentarte mañana.