Aun cuando existe una alta relevancia en la gestión y administración correcta de los activos fijos, son pocas las empresas que le dan un lugar relevante a esta actividad por diversas razones, desde la labor titánica que requiere tener la información certera y actualizada como una constante, hasta el desconocimiento del impacto negativo que tiene en una empresa no contar con una gestión correcta de los activos.
Tener la información correcta de los activos, actualizada constantemente nos da información histórica y presente, que será relevante y de importancia para la toma de decisiones futuras.
Esto solo se lograra con la combinación adecuada de procesos, políticas, controles y con el apoyo de una herramienta tecnológica que por fin permita identificar los activos masivamente.
Como información correcta no solo nos limitamos a saber que el activo existe o no existe, se refiere también a los diversos atributos del activo como numero identificador, marca, modelo, tasa de depreciación aplicable, ubicación y sub-ubicación, responsable asignado, valor de compra y actual, valor de reposición, factura de compra, y ahora hasta el registro del .xml de operación de compra.
Pero todo esto para que, que tan relevante puede ser contar con esta información y en que ventaja competitiva me pone un escenario de control, veamos algunos ejemplos:
Económica
- Cuantos activos estoy comprado de más porque no sé cuántos tengo y si ya son suficientes.
- Cuanto debo presupuestar para el año siguiente derivado del valor de reposición de los activos por la vida útil que cada uno de ellos tiene.
- Que contingencias debo tomar para prepararme a una actualización de activos por algún cambio tecnológico que implique hacer algún reemplazo.
- Cuál ha sido mi costo de reparación y mantenimiento que y en qué momento esta inversión es ya mayor a adquirir un equipo nuevo.
- Cual sería ventaja de buscar algún esquema de arrendamiento, renta o algún otro de cierta categoría de activos, por ejemplo electrónicos comparado con la información actual.
Financiera:
- Tener un reflejo claro del impacto de esto genera en los estados financieros derivado de las amortizaciones, gastos e ingresos que puedan generar.
- Tener un panorama claro en la contabilidad presupuestal que impacte las compras a los centros de costos correspondientes y genere una proyección correcta de las inversiones futuras.
- Contar con información certera y confiable que nos asegure el valor de la empresa en lo que al activo se refiere.
Fiscal
- Nos genera visibilidad de alguna posible optimización fiscal para tomar los criterios más adecuados y aplicables en la legislación vigente
Es por esto anterior y por algunas otras variables en juego que accionistas, representantes y responsables dentro de las organizaciones deben tener presente que el hecho de administrar correctamente los activos representa beneficios fiscales, operativos, económicos y financieros.
En la actualidad con servicios como los que ha desarrollado HTK con plataformas de identificación inteligente y modelos disruptivos de levantamientos iniciales y periódicos a demanda, resulta en una inversión económica muy accesible, con un tiempo corto de implementación, de inmediatos resultados y sostenible en el tiempo.