¿Ya eres consciente de la importancia de realizar un inventario de los activos fijos de tu empresa? ¡Bravo! Ahora es momento de que te demos algunos consejos esenciales para priorizar el inventario antes de tomar cualquier otra iniciativa para la gestión de tu compañía.
Algunos consejos para priorizar el inventario de activos fijos
¿Aún no cuentas con la Solución inteligente de control e identificación de activo fijo HTK? A continuación te damos algunos consejos para tus inventarios:
Debes mantener el sistema disponible para la entrada de nuevos datos. Es importante contar con el factor humano para inventariar, especialmente aquellos que no están conectados a la red y, por tanto, no se grabará automáticamente en la herramienta de gestión.
Asimismo, puedes crear una rutina de actualización fijando fechas para la tarea. En el caso de los equipos informáticos, esto incluso puede hacerse de forma automática, y esta tarea debe ser supervisada por el departamento de tecnología de la información. Los administradores pueden recibir alertas sobre los cambios en la configuración de los activos, o el cambio de usuario en una computadora en particular, por ejemplo. Los cambios en el sistema, cuando no se controlan, pueden generar distorsiones y conducir a tomar decisiones equivocadas en las tecnologías de la información.
Además, extrae información relevante para cada activo. Más de saber qué modelo de máquina o descripción del mobiliario de determinada oficina, la ubicación y otros datos generales de los activos fijos, ficha todas las peculiaridades de éstos, como fecha de fin de garantías, el estado en que se encuentran equipos, mobiliarios u otros objetos, etcétera.
Esto incluso es válido para el software de los equipos informáticos, que hoy en día son muchos en las empresas. Es importante agregar las descripciones de las versiones oficiales de cada programa, estandarizando adecuadamente los datos de acuerdo con los proporcionados por los fabricantes de los productos. Esto hace que sea más fácil hacer cualquier actualización más tarde.
Otros consejos prácticos en el inventario de activos fijos
Es útil también generar informes personalizados de uso de los activos fijos. Con toda la información incluida en el inventario correctamente, puedes explorar este universo de datos para generar informes de uso y rendimiento a las decisiones que mejoran la productividad y reducen los costes de las empresas. Los datos y la gestión unificada pueden prevenir problemas en el futuro. Recuerda que prever puede ayudarte en la expansión de la empresa o simplemente para ahorrar dificultades más adelante.
Además, puedes extraer información a partir del cruce de datos, tales como cuántas computadoras están con el plazo de garantía para vencerse en los próximos seis meses o qué maquinarias necesitarán mantenimiento. Con muchas de estas informaciones es posible prever las inversiones necesarias en el corto, mediano y largo plazo, reducir los gastos innecesarios y mejorar el rendimiento de los activos.
Es importante que tengas en claro que un inventario completo de los activos fijos que retrate fielmente la realidad no genera costos adicionales a los que ya tienen éstos, y es lo que determinará si una inversión o cualquier otro tipo de cambios en tu compañía valdrán la pena.