El año ha terminado y tal vez te quedaron algunos pendientes. Si tu inventario de activos fue uno de éstos, entonces es momento de comenzar el año con esta labor, que puede ser pasada por alto si no se comprende a cabalidad su importancia.
De manera directa y breve, el inventario puede ser definido como una búsqueda o registro documentado de una relación de los bienes y su ubicación. Un ejemplo sencillo es un depósito de mercaderías, y el inventario de éstas sería una tabla esclareciendo los tipos de activos en el depósito y algunas características relevantes sobre ellos.
Relación del inventario de activos y el control de activos
Teniendo en cuenta la definición del inventario de mercaderías, su conexión con el inventario de activos es sencilla. Los activos son los bienes de las empresas, por lo que la asociación se puede hacer de manera simple. Pero ¿cuál es la relación del inventario de activos y el control de los activos de una empresa?
La respuesta es obvia: si sabes lo que tienes, puedes cuidarlo. Piensa no sólo en las pequeñas empresas, sino también en las grandes que tienen enormes cantidades de activos. Es necesario tener el control de todos los bienes de la empresa, no solamente para los efectos legales y contables, sino también para la seguridad.
El inventario de los activos tiene la función principal de mantener registros actualizados de los administradores en todos los activos de la empresa y garantizar el control sobre ellos, evitando así robos, depreciación y acciones similares que afectan la economía de la empresa.
Desde el punto de vista de la administración contable es interesante tener el control de todos los bienes y hacer evaluaciones periódicas de las características de los activos. Piensa en grandes almacenes con máquinas guardadas después de un largo uso que podrían quedarse en el olvido. Aunque este tipo de herramientas, equipos y máquinas no tengan un uso permanente, serán incluidos en los registros contables, así como su depreciación, y serán contabilizados; y, si es necesario, habrá la baja contable correspondiente.
De igual modo, en las áreas jurídica y tributaria serán efectuados los registros de manera más eficiente. Mientras, el control periódico garantizará una mayor seguridad para los bienes, ya que con la vigilancia inhibirán cualquier posible robo por empleados o terceros.
El inventario de activos y la revisión de las vidas útiles
Un proceso interesante en las empresas son las revisiones periódicas de todos los activos o un conjunto en particular con el fin de analizar las características que podrían influir en el valor en libros de los activos. Es claro en este punto el uso del inventario de activos con el fin de organizar y clasificar un conjunto de bienes para que puedan ser evaluados.
En este sentido, se logra el control de la pérdida por deterioro, depreciación, o incluso el análisis de otras características. De esta manera, se generan informes específicos –preparados por profesionales– sobre las características de algunos conjuntos de bienes. Algunos informes y pruebas analizan aspectos como vida útil, evaluación, y deterioro, entre otros.
Así que inicia el año con el propósito de no dejar pasar la realización de un inventario de activos, pues los beneficios son muchos.