No es tarea fácil, claro que no, y mucho menos si se trata de una empresa de considerables dimensiones o que maneja una gran diversidad de artículos. Sin embargo, es fundamental para toda organización llevar un inventario y que esté actualizado para que de esa manera refleje la realidad de la empresa.

Lo que es un inventario

Un inventario, en términos muy simples, no es más que una lista que contiene la descripción de todos los materiales o bienes en posesión de una persona o una organización. En este último caso, por lo general se refiere a un inventario de valores, debido a que la lista incluye lo que la empresa posee internamente.

Asimismo, una buena práctica es mantener actualizado el inventario de activos todo el año y no esperar al final, donde todo se acumula y muchos integrantes de la empresa suelen salir de vacaciones por la temporada de fiestas.

Hay diversas opciones en cuanto a programas informáticos y propuestas de servicios en tal sentido, algunas muy serias y otras lamentablemente no tanto. Para que sea un buen modelo de inventario, debe incluir la mayor cantidad de información posible sobre cada artículo, lo que hace más fácil controlar y menos complicado cualquier movimiento requerido.

No obstante, en las pequeñas empresas es más simple controlar el flujo de lo que sucede dentro y fuera. Pero cuando la organización crece, la atención al detalle se convierte en un punto imprescindible para el control total de lo existente y, por lo tanto, el buen funcionamiento de la organización en su conjunto. Y cuando te hablamos de lo existente en la empresa, nos referimos tanto a productos acabados disponibles para la venta en las tiendas, como los que se encuentren en los depósitos, así como también materiales o materias primas, entre otros.

Ventajas de un inventario actualizado

Pero ¿cuáles son las principales ventajas de mantener un inventario actualizado? En primer lugar, hacer una lista es más que el recuento y registro de los bienes. Aumenta la eficiencia de la empresa para asegurar el conocimiento de todo lo que necesita ser manejado con respecto a los bienes y materiales.

Debes tener presente que este aumento en la eficiencia tiende a reducir las pérdidas, evitar quedarse sin ciertos artículos y gastos innecesarios, y al hacer un mejor uso de los recursos se logra mejorar la rentabilidad del negocio.

Por lo tanto, ya que mantener un inventario actualizado trae la capacidad de identificar los problemas que de otro modo no serían percibidos, lo que ayuda en el largo plazo a tomar medidas de precaución con respecto a este tipo de inconvenientes, debes ejecutar el proceso con excelencia –tomarse en serio la tarea– de forma que los datos generados sean fiables y tengan el menor margen posible de error. Para ello, en especial en las grandes empresas, hay que pensar en los detalles para crear y mantener un buen registro de los bienes.

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