Para realizar un inventario de activos fijos debes tener en cuenta algunos aspectos, los cuales responden a una serie de normas que te serán de utilidad para efectuar una tarea fiable, que brinde una completa base de datos para tomar decisiones beneficiosas para la empresa.
Aspectos importantes a la hora de efectuar un inventario de activos fijos
En primer lugar, antes de realizar el inventario de activos fijos es bueno que des aviso a todas las secciones acerca de esta tarea. Es parte de una buena planificación estratégica que todos los colaboradores de tu empresa estén al tanto de las acciones que se tomarán, sean ellos parte o no de éstas.
Sería bueno que la persona que dirija el inventario de activos fijos se reúna con los mandos medios en el caso de una empresa grande, o con todo el personal si estamos hablando de una compañía de pequeñas dimensiones.
Sea como sea, quien encabece el inventario debería pedir a todos que trabajen como equipo y colaboren con quienes tienen a cargo la tarea, con el fin de que todo salga de la manera correcta. Si todos colaboran, el trabajo se efectuará de forma más rápida. Y si están al tanto de los objetivos del inventario de activos fijos, así como la fecha de inicio y de culminación, les llevará a colaborar de buena gana.
Otro aspecto importante a tener en cuenta a la hora de realizar un inventario de activos fijos es considerar los informes que se harán. Debe elegirse un formato que permita mantener actualizado el inventario de los edificios, maquinarias, etcétera.
Cómo mantener actualizado el inventario de activos fijos
Para mantener actualizado el inventario de activos fijos en todos los departamentos, debe establecerse que todos los bienes que ingresen a la compañía también deben hacerlo al registro. Antes de que vaya a la sección que corresponda, es bueno que quien se ocupa del inventario ingrese todos los datos, le brinde un número y etiqueta correspondiente. Lo mismo sucede si un determinado equipo o propiedad deja de ser un activo fijo de la compañía.
Dar de baja es tan importante como ingresar los datos de una propiedad o bien. Las salidas permitirán mantener controlados todos los activos fijos de la compañía, en una época en que los robos son frecuentes, en especial de herramientas y maquinarias de pequeño porte.
Y si el bien se encuentra en reparación o en calidad de préstamo, esto también debe estar plasmado en el inventario. De esta manera se tendrá el inventario de activos fijos actualizado, pudiéndose estar en condiciones de tomar las mejores decisiones empresariales.
Mientras que el control de los activos fijos como vehículos es fundamental. El uso y mantenimiento de los equipos de transporte requiere de otro tipo de controles, para lo cual existen medios especializados. Sin embargo, el inventario debe incluir el estado en que se encuentran los vehículos, en especial en las grandes compañías, donde se hace difícil que los propietarios vean con sus propios ojos esto.