Controlar, conocer, registrar. Esos son pilares para el desarrollo de una empresa. ¿Por qué? Porque saber en qué situación se encuentra la compañía permite al empresario o gerente tomar mejores decisiones. Y ¿qué controlar? Los activos fijos a través de un inventario para conocer con qué maquinarias u otros elementos se cuentan.

Controlar el activo fijo a través de un inventario

Cuando la aplicación de normas, procedimientos o prácticas para reflejar en los controles los movimientos que ocurren en el ámbito físico de los bienes del activo fijo dejan de ser cumplidos, el empresario no puede tener una visión clara de la situación de su empresa, en especial en las de mayor tamaño. Esto es porque, por más que el empresario esté empapado en lo que ocurre en su compañía, no puede conocer o recordar detalles, por ejemplo, de la maquinaria de producción.
Con el tiempo y volúmenes involucrados, sólo con un inventario de activos fijos puede ser restablecido el control. Esta tarea puede ser realizada con los recursos internos de la empresa, o puede contratar un servicio especializado que le agregue al proceso calidad, confiabilidad y menor tiempo, algo fundamental para las compañías.
Y el inventario de activos fijos debe ser actualizado periódicamente. Así que con los bienes en una lista, es fundamental verificar si éstos todavía existen en la empresa –pudieron haber sido vendidos o simplemente dejados de utilizar–, si cambiaron su valor, ubicación, entre otros detalles.
Al identificar cualquier cambio en el bien, deben hacerse los cambios en el registro. Los software especialmente diseñados para esto suelen tener botones de acceso a adquisición, baja, transferencia, cambios en los bienes, lo que hace mucho más fácil la tarea cuando hay que cambiar los datos. Cuando termine de hacer el inventario del bien, puede cambiar el estatus en la lista de trabajo para indicar que el bien ya fue inventariado.

La importancia de controlar por medio de un inventario de activos fijos

Controlar a través de un inventario de activos fijos no tiene como objetivo el saberlo todo o evitar los robos, sino en contar con una base de datos que permita tomar las mejores decisiones para el desarrollo de la compañía. Sin un conocimiento de la realidad de la empresa, no se puede decidir bien.
Por ejemplo, una compañía no puede decidir aumentar su producción si su maquinaria o vehículos de reparto necesitan mantenimiento, porque para hacer esta tarea es inevitable que el bien permanezca inoperante por un determinado período. Así que las fechas de mantenimiento tienen una relación directa con la producción. Otro ejemplo son los bienes en desuso que puede poseer la compañía y que pueden ser vendidos para contar con algunos recursos frescos.
Por lo tanto, controlar, saber y registrar los activos fijos por medio de un inventario le permitirán al empresario tener los elementos necesarios para tomar buenas decisiones con miras a un mejor uso de los recursos y el desarrollo de la compañía que dirige.

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